موظف استقبال

Client of Talentmate

نحن نبحث عن موظف استقبال ذو شخصية منظمة للانضمام إلى فريقنا الديناميكي. بصفتك نقطة الاتصال الأولى لشركتنا، ستلعب دورًا حاسمًا في الترحيب بالزوار، وإدارة المكالمات الواردة، وضمان سير العمل بسلاسة في مكتبنا. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات تواصل ممتازة، وسلوك ودود، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة. ستكون مسؤوليتك الأساسية هي خلق تجربة إيجابية وترحيبية للعملاء والزوار بينما تدعم وظائف إدارية متنوعة. إذا كنت تزدهر في بيئة يمكنك فيها التفاعل مع الآخرين والتعامل مع مهام متنوعة، فإن هذه الوظيفة مثالية لك.

المسؤوليات

• ترحيب بالضيوف فور وصولهم إلى المكتب.
• توجيه الزوار إلى الشخص وموقع المكتب المناسبين على الفور.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصفيتها، وتحويلها بمهنية.
• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال نظيفة وقابلة للتقديم، مع جميع المواد اللازمة.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• استقبال البريد اليومي، وفرزها، وتوزيعها بكفاءة.
• تنسيق وجدولة المواعيد والاجتماعات واستخدام غرف المؤتمرات.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول.
• الحفاظ على سجلات محدثة لمصروفات المكتب وتكاليفه حسب الحاجة.
• أداء واجبات أخرى لموظف الاستقبال مثل الأرشفة، والتصوير، وإرسال الفاكسات.
• دعم الفريق الإداري بمشاريع ومهام متنوعة حسب الحاجة.
• مراقبة وصيانة معدات المكتب، وضمان أنها في حالة جيدة.

المتطلبات

• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو في دور مشابه.
• إتقان مجموعة Microsoft Office ومهارات الكمبيوتر الأساسية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة ضرورية.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على تعدد المهام بفعالية.
• سلوك خدمة العملاء مع الاحترافية وسلوك ودود.
• شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ الشهادة الإضافية في إدارة المكاتب تعتبر ميزة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية واحترافية.