موظف استقبال Gulf Indian High School

وصف الوظيفة: موظف استقبال

المسؤوليات الرئيسية:

• ترحيب الزوار والطلاب وأولياء الأمور بحرارة ومهنية.
• الإجابة، والفحص، وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة والرسائل على الفور.
• إدارة التواصل عبر البريد الإلكتروني في مكتب الاستقبال وإعادة توجيه الاستفسارات إلى الأقسام المناسبة.

الدعم الإداري والعملي:

• الحفاظ على سجلات الزوار وإصدار بطاقات الزوار وفقًا لبروتوكولات المدرسة.
• المساعدة في تسجيل الطلاب عند الدخول والخروج وحفظ السجلات.
• تقديم الدعم الإداري لموظفي المدرسة عند الحاجة (مثل، الأرشفة، إدخال البيانات، النسخ).

التنسيق والتواصل:

• جدولة المواعيد، والاجتماعات، وإدارة حجز غرف المؤتمرات حسب الحاجة.
• توزيع المنشورات، والإشعارات، والتواصل ذي الصلة للموظفين وأولياء الأمور.
• تقديم معلومات دقيقة حول البرامج والسياسات والفعاليات المدرسية للمتصلين والزوار.

تنظيم المكتب:

• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة وترحيبية في جميع الأوقات.
• التنسيق مع موظفي الصيانة أو الدعم لأي متطلبات في المكتب الأمامي.
• إدارة مخزون اللوازم المكتبية في مكتب الاستقبال ورفع الطلبات عند الحاجة.