موظف استقبال

PREOWNED PROPERTIES

تؤدي موظفة الاستقبال دورًا حيويًا كواجهة لمنظمتنا، مما يترك انطباعًا أوليًا مهمًا للعملاء والزوار والموظفين. يجب أن تتمتع المرشحة المثالية بمظهر مرحب وقابل للتواصل، إلى جانب مهارات اتصال ممتازة. بالإضافة إلى إدارة مكتب الاستقبال، ستكون موظفة الاستقبال مسؤولة عن توجيه المكالمات الهاتفية، والتعامل مع الاستفسارات، وتنفيذ المهام الإدارية بكفاءة. تعتبر القدرة على التنظيم جنبًا إلى جنب مع مهارات تعدد المهام أمرًا أساسيًا، حيث يتطلب الدور التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام في بيئة سريعة الوتيرة. بصفتها نقطة الاتصال الودودة، يجب على موظفة الاستقبال ضمان أن يتلقى العملاء والزوار ترحيبًا حارًا، ومساعدة سريعة، ويغادرون مع معالجة استفساراتهم بشكل شامل.

المسؤوليات

• تحية وترحيب الزوار، مما يضمن انطباعًا أوليًا إيجابيًا عن الشركة.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بسرعة وبأخلاق مهنية.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة ومرحب بها، وضمان أنها في حالة جيدة في جميع الأوقات.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي، والطرود، والتسليمات بجدية.
• التنسيق مع إدارة المرافق لجدولة الاجتماعات وحجز غرف المؤتمرات.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية المجدولة بانتظام.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع الإجراءات والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال.
• متابعة وصيانة مخزون مستلزمات المكتب؛ طلب المستلزمات عند الحاجة.
• دعم موظفي المكتب في التعامل مع المهام الكتابية مثل النسخ، والمسح الضوئي، والأرشفة.
• المساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة، وتقديم الدعم الإداري عبر الفريق.
• تقديم خدمة عملاء ممتازة والتعامل مع الاستفسارات بمهنية ورصانة.

المتطلبات

• خبرة عمل مثبتة كموظفة استقبال، أو ممثلة مكتب الاستقبال، أو في دور مشابه.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وأدوات برامج خدمة العملاء الإضافية.
• مهارات اتصال قوية مع التركيز على الوضوح الكتابي والشفهي.
• مظهر وسلوك مهني، مع أخلاقيات عمل رائعة.
• مهارات تنظيم قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• سلوك خدمة العملاء مع القدرة على التعامل مع العملاء بأدب وكفاءة.
• شهادة الثانوية العامة؛ الشهادات الإضافية في إدارة المكاتب تعتبر ميزة.