مشرف سفريات

Novotel Hotels

عمليات المكتب الأمامي

• المشاركة في اجتماعات العمليات اليومية للتنسيق والتواصل عن كثب مع أقسام الدعم بشأن مسائل الإدارة العامة والعمليات
• التحقق من أن جميع موظفي المكتب الأمامي يذهبون للعمل في الوقت المحدد ويبدون بمظهر جيد قبل كل نوبة عمل لهم
• إجراء إحاطات يومية والتأكد من أن جميع المعلومات ذات الصلة تم استلامها جيدا من قبل أعضاء الفريق
• التواصل مع جميع مدخلات السجل من قبل المديرين المناوبين لضمان إغلاق جميع القضايا والمخاوف المثارة مع متابعة شاملة
• ضمان التشغيل الفعال والناجح للمكتب الأمامي وأن المعايير والإجراءات المحددة في القسم يتم الالتزام بها بدقة
• التنسيق مع قسم الحجوزات في حالة وجود إشغال كامل وتوصية بالإجراءات الواجب اتخاذها. التحقق من تواريخ الإغلاق لضمان بذل الجهود لتحقيق إشغال بنسبة 100% مع أعلى عائد ممكن
• تنسيق حالات الإشغال الكامل وإجراء جميع الترتيبات اللازمة للتعامل مع الحجز الزائد والتعهد بإعادة التوطين
• التنسيق مع قسم المالية لضمان تنفيذ إجراءات الائتمان بشكل صحيح
• تحليل اتجاهات السوق، مراجعة قائمة الغرف وتحفيز موظفي المكتب الأمامي على زيادة مبيعات الغرف بهدف تحقيق عائد أعلى وزيادة الإيرادات
• تنسيق ومراقبة تحركات المجموعات الكبرى للاجتماعات والمؤتمرات، والتأكد من أن خطط العمل تغطي جميع مجالات التعامل مع العمليات
• إجراء مكالمات مجاملة لكبار الشخصيات، والضيوف ذوي الإقامة الطويلة والضيوف من الشركات للحصول على التعليقات والتفاعل بشكل استباقي للتعامل مع أي تقصير في معايير الخدمة
• التعامل مع جميع مراسلات الضيوف والتأكد من المتابعات السريعة
• إدارة مخزون الغرف اليومي والتنسيق مع قسم التنظيف لضمان تنظيف الغرف المطلوبة وفقًا لأوقات الوصول
  
  

إدارة الفريق

• إجراء المقابلات، واختيار وتوظيف موظفي المكتب الأمامي
• تحديد وتطوير أعضاء الفريق ذوي الإمكانيات
• إجراء مراجعة الأداء مع الفريق
• مراقبة مظهر أعضاء الفريق، وموقفهم ودرجة احترافيتهم باستمرار
• إعداد برامج توجيه مفصلة للموظفين الجدد
• تطوير وإجراء والحفاظ على جميع برامج التدريب للموظفين، مع التركيز على احتياجات تطويرهم، وتزويدهم بمهارات جديدة لتلبية الاحتياجات المتغيرة للعمل
• إعداد جداول العمل الأسبوعية مع مراعاة الأعمال المتوقعة، والميزانيات التشغيلية ومعايير الخدمة
• إعداد تقارير الرواتب والإكراميات
• إجراء اجتماعات قسم شهرية لتزويد أعضاء الفريق بالمعلومات، والحصول على تعليقاتهم، وتصحيح مشكلات العمليات وتوفير منتدى منتظم للتواصل بين الأقسام
  
  

مسؤوليات أخرى

• الحفاظ على معرفة كاملة بجميع خدمات الطعام والمشروبات، والمنافذ وخدمات/ميزات الفندق
• المعرفة الجيدة بإجراءات سلامة الفندق/fire & life safety
• حضور جميع الإحاطات، والاجتماعات والتدريبات التي تحددها الإدارة
• التقرير للواجب في الوقت المحدد مرتديًا زيًا نظيفًا وكاملاً في جميع الأوقات
• الحفاظ على مستوى عالٍ من المظهر الشخصي والنظافة في جميع الأوقات
• أداء واجبات أخرى معقولة يتم تكليفها من قبل إدارة الفندق