مساعد مسؤول سكرتير

Grand Technology

المسؤوليات الرئيسية

• أداء المهام الإدارية العامة وغيرها من الواجبات الكتابية.
• الحفاظ على نظم حفظ الملفات الرقمية واليدوية لضمان تنظيم السجلات.
• إعداد وإدارة المراسلات، بما في ذلك الرسائل والبريد الإلكتروني.
• تقديم الدعم الشامل السكرتاري والإداري للمديرين والمدير العام وإدارة الحسابات.
• إدارة وتحديث بوابة DAFZA بكفاءة.
• إعداد وتقديم الوثائق المطلوبة للقنصليات المعنية لمعالجة التأشيرات.
• الحفاظ على سجل الوثائق، وتتبع مواعيد انتهاء الصلاحية، ومعالجة تجديدات وثائق الشركة مثل تراخيص التجارة، والعقود، وبطاقات التأسيس، والتأمين، وصندوق البريد.
• التعامل مع تجديدات تأشيرات الموظفين وضمان المعالجة في الوقت المناسب.
• دعم فريق اكتساب المحتوى والتسويق من خلال إجراء الأبحاث وجمع المعلومات ذات الصلة.
• الإشراف على إدارة المكتب العامة واحتياجات العمليات اليومية.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لاتفاقيات عقود العملاء والوثائق المتعلقة بالمحتوى.
• تنظيم وإدارة نظم حفظ الملفات للعقود، والاتفاقيات، والسجلات المالية.
• إعداد وتقديم ومراجعة تقارير النفقات، بما في ذلك إدارة معاملات النقدية الصغيرة.
• التعامل مع تقديم ضريبة القيمة المضافة وفقًا للمتطلبات التنظيمية.
• إعداد الاقتباسات، وملاحظات التسليم، وقسائم الإيصال حسب الحاجة.
• معالجة أوامر الشراء وضمان التنسيق في الوقت المناسب مع العملاء.
• إعداد وإرسال الفواتير، مع ضمان معالجة الدفع بدقة وفي الوقت المناسب.
• توليد ومشاركة تقارير الإدارة، بما في ذلك تقارير أوامر الشراء وبيانات الحسابات المستحقة.
• متابعة المدفوعات المستحقة عبر البريد الإلكتروني والمراسلات الهاتفية.
• معالجة المعاملات البنكية، بما في ذلك النقد، والشيكات، والمدفوعات عبر الإنترنت، بدقة وأمان.
• تنسيق وإدارة جميع جوانب الشحنات الدولية الواردة، بما في ذلك التتبع، والوثائق، وضمان التسليم في الوقت المناسب إلى المستودع المحدد.
• إدارة وصيانة QuickBooks Online للمحاسبة وتتبع الشؤون المالية.