مراقب وثائق سكرتير

Client of Talentmate

في عالم من الإمكانيات، تابع واحدة مع فرص لا نهائية. تخيل التالي!

عندما يتعلق الأمر بما تريده في مسيرتك المهنية، إذا كنت تستطيع تخيله، يمكنك القيام بذلك في بارسونز. تخيل مسيرة عمل مع أشخاص أذكياء ومتنوعين يشاركون في سعي مشترك. تخيل مكان عمل حيث يمكنك أن تكون نفسك. حيث يمكنك أن تزدهر. حيث يمكنك العثور على التالي الخاص بك، الآن. لدينا ما تبحث عنه.

وصف الوظيفة

سكرتير / مسؤول الوثائق

الشارقة، الإمارات العربية المتحدة

بارسونز تبحث عن سكرتير / مسؤول وثائق موهوب للانضمام إلى فريقنا!

ما الذي ستقوم به

المسؤوليات الرئيسية للسكرتير / مسؤول الوثائق

• يجمع الإحصائيات والبيانات العامة؛ يراجع ويدمج هذه المعلومات في التقارير المعمول بها لاستخدامها داخل المشروع/البرنامج. قد يطور تقارير جديدة أو يعدل تقارير قائمة، حسب التوجيه. قد تكون هذه التقارير في تنسيقات جدول البيانات أو الرسوم البيانية، أو أسلوب سردي.
• قد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات المجمعة، مثل مطابقة فواتير الموردين مع النسخ الموجودة في الملفات. يوزع التقارير كما هو موجه من قبل المشرف المباشر.
• ينشئ المراسلات والتقارير التي لا تتطلب انتباهاً شخصياً من المشرف المباشر.
• يجيب على الهاتف، يأخذ وينقل الرسائل. يستقبل، يفرز، ويوزع البريد.
• قد ينشئ ويحافظ على سجلات معدات المشروع، بما في ذلك سجل المعدات، وتواريخ خدمة المركبات. قد يبدأ طلبات الخدمة.
• قد يحصل على بيانات أساسية لاستكمال ميزانية المشروع العامة وإعداد التقارير المتكررة المرتبطة. قد ينتج تسوية أولية حسب الاقتضاء.
• قد ينسق متطلبات المساحة الفيزيائية للوحدة المعينة. يinitiates طلبات لأجهزة الكمبيوتر والهاتف، ويحدث أدلة المشاريع حسب الاقتضاء.
• قد يعد تقارير إشغال دورية حسب المشروع أو يجمع المعلومات لإكمال تقارير التوظيف للوحدة و/أو عدة مشاريع، وعروض تقديمية حسب توجيهات المشرف المباشر.
• يؤدي مسؤوليات أخرى تتعلق بهذا المنصب حسب الاقتضاء.
• إدارة الوثائق والتحكم
• تأسيس وصيانة وتحديث إجراءات التحكم في الوثائق.
• ضمان أن جميع وثائق المشروع والشركة مصنفة بشكل صحيح ويسهل استرجاعها.
• إدارة تدفق المراسلات والوثائق بين أصحاب المصلحة في المشروع.
• الحفاظ على سجلات محدثة لجميع الوثائق في المشروع في كلا الصيغتين الإلكترونية والورقية.
• مراجعة الوثائق وتوزيعها
• استقبال، فحص وتسجيل جميع الوثائق الواردة والصادرة.
• ضمان أن الوثائق تتوافق مع المعايير المعمول بها (التنسيق، الترقيم، المراجعة، حالة الموافقة).
• توزيع الوثائق بسرعة للأطراف المعنية، وضمان وصول النسخ المتحكم بها إلى المستلمين المناسبين.
• تتبع حالة الوثائق، والمراجعات، والموافقات.
• الامتثال وضمان الجودة
• ضمان أن ممارسات الوثائق تتماشى مع معايير ISO، وسياسات الشركة، والمتطلبات التعاقدية.
• مراقبة إزالة الوثائق القديمة أو المتجاوزة وأرشفتها.
• دعم التدقيق من خلال توفير الوثائق المطلوبة وضمان دقة سجلات الامتثال.
• التنسيق والتواصل
• التواصل مع الفرق الداخلية، والاستشاريين، والمقاولين، والعملاء لتقديم الوثائق والموافقات.
• متابعة مع أصحاب المصلحة لضمان تقديم الوثائق المراجعة وإعادتها في الوقت المناسب.
• تقديم الدعم لفرق المشاريع بشأن أنظمة وإجراءات إدارة الوثائق.
• الأرشفة والاسترجاع
• حماية السجلات المهمة، وضمان السرية والوصول المتحكم فيه.
• أرشفة وثائق المشروع بشكل منهجي للرجوع إليها في المستقبل وتسليمها.
• استرجاع الوثائق المطلوبة بسرعة وكفاءة عند الحاجة.
• تحميل/تحديث الوثائق على PARDOCs.
• التقارير والمراقبة
• إنتاج تقارير دورية حول حالة التحكم في الوثائق، والموافقات المعلقة، والتأخيرات.
• تتبع أداء عمليات التحكم في الوثائق وتقديم توصيات للتحسينات.
• الحفاظ على سجلات/دفاتر للرسومات، والإرساليات، والمراسلات، والعقود، وغيرها من وثائق المشروع.
  
  
  

المهارات المطلوبة التي ستقدمها

• درجة من أي مؤسسة معترف بها.
• خبرة لا تقل عن 8 سنوات في الأدوار الإدارية، والسكرتارية، والتحكم في الوثائق.
• خبرة في برامج البرمجيات المكتبية مثل البريد الإلكتروني، ومعالجة الكلمات، وجداول البيانات، والرسوم، وعروض Power Point التقديمية وقواعد البيانات (أي مجموعة برامج MS Office).
• معرفة جيدة ببرنامج Oracle Aconex.
• امتلاك وإظهار مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، ومهارات الاتصال الكتابية والشفوية باللغة الإنجليزية والعربية أمر ضروري.
• امتلاك وإظهار القدرة على بدء العمل بمفردك، وتحديد الأولويات، والعمل بشكل مستقل وداخل بيئة فريق تحت المواعيد النهائية.
• الانتباه للتفاصيل والدقة في التعامل مع البيانات الحساسة
• مهارات فعالة في التواصل والتنسيق.
• القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.
  
  
  

بارسونز توظف بالتساوي تمثيلاً في جميع مستويات الوظائف بغض النظر عن العرق أو اللون أو الدين أو الجنس (بما في ذلك الحمل) أو الأصل الوطني أو العمر أو الإعاقة أو المعلومات الجينية.

نحن نستثمر حقًا ونهتم برفاهية موظفينا ونوفر فرص نمو لا نهاية لها حيث السماء هي الحد، لذا استهدف النجوم! تخيل التالي وانضم إلى سعي بارسونز قدم طلبك اليوم!

بارسونز على علم بممارسات التوظيف الاحتيالية. لمعرفة المزيد عن الاحتيال في التوظيف وكيفية الإبلاغ عنه، يرجى الرجوع إلى https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/.

تفاصيل الوظيفة