سكرتير / مساعد تنفيذي Elite Leading Contracting Co. Ltd.

دعم تنفيذي و إداري

• إدارة الجدول اليومي للمدير التنفيذي، التقويم، الاجتماعات، وأولويات المهام.

• إعداد قوائم المهام اليومية، الأسبوعية، والشهرية، والتذكيرات، وتتبع المتابعات.

• إعداد رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والمراسلات، والتقارير الأساسية نيابة عن المدير التنفيذي.

• تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، والمكالمات، والمواعيد.

• الحفاظ على سرية صارمة لجميع المعلومات التنفيذية ومعلومات الشركة.

  
  

  إدارة التقويم والاجتماعات

• جدولة وتنسيق جميع اجتماعات المدير التنفيذي، مع ضمان التأكيدات والتذكيرات في الوقت المناسب.

• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتوزيع المواد مسبقًا، وتسجيل المحاضر أو نقاط العمل.

• تتبع والمتابعة على الالتزامات الناشئة من الاجتماعات.

• إدارة تعارضات الجدولة وإعادة جدولة المهام بشكل استباقي عند الحاجة.

  
  

  تنسيق المكتب

• تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين مكتب المدير التنفيذي والأقسام الأخرى.

• تنسيق اللوجستيات المكتبية، والمرافق، واللوازم، والمتطلبات الإدارية العامة.

• ضمان سير العمل اليومي بسلاسة في المكتب التنفيذي.

• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، والأرشفة، وإدارة الوثائق.

تنسيق الموارد البشرية — المذكرات المكتبية والوثائق

• التنسيق مع الموارد البشرية لصياغة وتوزيع المذكرات الداخلية، والإشعارات، ووسائل التواصل الخاصة بالسياسات.

• تتبع الوثائق المتعلقة بالموارد البشرية، وأوراق العمل الخاصة بالتوظيف، ومراسلات الموظفين كما هو موجه من المدير التنفيذي.

• المساعدة في معالجة طلبات الإجازة، وسجلات الموظفين، والمستندات الخاصة بالامتثال للمراجعة التنفيذية.

• تكون حلقة وصل بين المدير التنفيذي والموارد البشرية في الأمور الإدارية فقط.

  
  

  مراقبة حضور الموظفين وتوقيت المكتب

• مراقبة والحفاظ على سجلات حضور الموظفين والامتثال لتوقيت المكتب.

• إعداد تقارير دورية عن الحضور والانضباط لمراجعة المدير التنفيذي.

• المتابعة بشأن أي اختلافات في الحضور وإبراز الشذوذ بشكل استباقي.

• التنسيق مع الموارد البشرية لضمان دقة بيانات الحضور.

  
  

  الموافقات المعلقة والمتابعة على الوثائق

• تتبع جميع الموافقات المعلقة، والتوقيعات، والوثائق المعلقة عبر الأقسام.

• المتابعة مع أصحاب المصلحة المعنيين بشأن الموافقات المتأخرة وضمان الإغلاق في الوقت المناسب.

• الحفاظ على متتبع مركزي لجميع الوثائق التي تنتظر موافقة المدير التنفيذي أو الإدارة.

• إخطار المدير التنفيذي بالموافقات ذات العجلة وتصعيد التأخيرات عند الضرورة.

  
  

  الدعم في التقارير والتواصل للمدير التنفيذي

• إعداد وتجميع التقارير الملخصة، ولوحات البيانات، وملاحظات الإحاطة للمدير التنفيذي

• تجميع تحديثات الأقسام في ملخصات موجزة عند الطلب من المدير التنفيذي

• دعم المدير التنفيذي في إعداد العروض التقديمية، والمقترحات، ومواد التواصل

• تسهيل تدفق المعلومات بين المدير التنفيذي وجميع الأقسام.

  
  

المهارات والمؤهلات

• خبرة مثبتة كسكرتير، مساعد تنفيذي، أو مساعد شخصي (يفضل سنتين أو أكثر)

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام مع اهتمام عالٍ بالتفاصيل

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة باللغة الإنجليزية

• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint)

• القدرة على المتابعة بشكل مهني وحازم

• مستوى عالٍ من الحذر والنزاهة والسرية

• القدرة على العمل بشكل مستقل، وإدارة الوقت بشكل فعال، وتحديد أولويات المهام

• التمكن من أدوات إدارة المهام والتخطيط يعد ميزة.