سكريتير

International University of Science & Technology in Kuwait

ملخص الوظيفة:

الدور الأساسي للسكرتير هو تحمل واجب الدعم الكتابي والإداري من أجل تحسين إجراءات سير العمل في المكتب. ستساعد الزملاء والتنفيذيين من خلال دعمهم في التخطيط وتوزيع المعلومات. ستكون نقطة المرجع لجميع الاستفسارات أو الطلبات أو القضايا وستكون جزءًا لا يتجزأ من عمليات الجامعة.

المسؤوليات:

• الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الحاجة
• إدارة الأجندة اليومية/الأسبوعية/الشهرية وترتيب اجتماعات ومواعيد جديدة
• إعداد وتوزيع المراسلات والمذكرات والنماذج
• تخزين وتحديث معلومات الاتصال بالشركاء الداخليين والخارجيين
• دعم وتسهيل إكمال التقارير الدورية
• تطوير وصيانة نظام الأرشفة
• التحقق بشكل متكرر من مستويات اللوازم المكتبية وطلب الطلبات المناسبة
• تولي مهام الاستقبال من حين لآخر
• مهام أخرى كما هو محدد.

المؤهلات:

• د diploma ثانوية عامة أو شهادة بكاليوس.
• الشهادات المهنية هي قيمة مضافة
• خبرة 3-5 سنوات كحد أدنى في أدوار مماثلة بالإضافة إلى خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر في العمل.
• مهارات تنظيمية مع الالتزام بتقديم الخدمة الجيدة
• الاهتمام بالتفاصيل والجدية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية
• مهارات تحليلية جيدة

الخبرة:

• خبرة عمل مثبتة كسكرتير أو مساعد إداري
• الإلمام بتنظيم المكتب وتقنيات تحسينه

المهارات التقنية:

• المهارات الكتابية و/أو المكتبية.
• مايكروسوفت أوفيس
• إدارة المشاريع

المهارات السلوكية:

• مهارات اتصال كتابة وشفهية ممتازة
• درجة عالية من تعدد المهام وقدرة إدارة الوقت
• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية