سكريتير

International University of Science & Technology in Kuwait

ملخص الوظيفة:

الدور الأساسي للسكرتير هو تولي واجب الدعم الكتابي والإداري من أجل تحسين إجراءات سير العمل في المكتب. ستساعد الزملاء والمديرين من خلال دعمهم في التخطيط وتوزيع المعلومات. ستكون نقطة المرجع لجميع الاستفسارات أو الطلبات أو القضايا وستكون جزءًا لا يتجزأ من عمليات الجامعة.

المسؤوليات:

• الإجابة على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الضرورة
• إدارة الأجندة اليومية/الأسبوعية/الشهرية وترتيب الاجتماعات والمواعيد الجديدة
• إعداد وتوزيع المراسلات والملاحظات والنماذج
• تسجيل وتحديث معلومات الاتصال بالشركاء الداخليين والخارجيين
• دعم وتسهيل إكمال التقارير الدورية
• تطوير وصيانة نظام للتسجيل
• التحقق بشكل متكرر من مستويات لوازم المكتب وتقديم الطلبات المناسبة
• تولي واجبات الاستقبال من حين لآخر
• مهام أخرى كما هو موكل.

المؤهلات:

• شهادة الثانوية العامة أو درجة البكاليوس.
• الشهادات المهنية هي قيمة مضافة
• حد أدنى من 3-5 سنوات من الخبرة في أدوار مماثلة بالإضافة إلى خبرة في استخدام الكمبيوتر في العمل.
• مهارات تنظيمية مع التزام بتقديم خدمة ذات جودة
• الاهتمام بالتفاصيل والعناية الواجبة.
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي
• مهارات تحليلية جيدة

الخبرة:

• خبرة عمل مثبتة كسكرتير أو مساعد إداري
• الإلمام بتنظيم المكتب وتقنيات تحسين الأداء

المهارات التقنية:

• مهارات كتابية و/أو مكتبية.
• مايكروسوفت أوفيس
• إدارة المشاريع

المهارات السلوكية:

• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي
• درجة عالية من القدرة على إدارة المهام المتعددة وإدارة الوقت
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي