سكريتير Arab Contractors (Dubai) LLC

دور السكرتير في شركة بناء دولية كبرى مثل المقاولون العرب (دبي) ذ.م.م هو منصب دعم إداري رئيسي، غالبًا ما يقدم تقاريره إلى مدير أول، رئيس قسم، أو مدير مشروع. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، احترافية، والقدرة على التعامل مع الوثائق الحساسة والحرجة.

إليك وصف وظيفي مفصل (JD) لسكرتير في المقاولون العرب (دبي) ذ.م.م:

وصف وظيفة السكرتير

الشركة:

المقاولون العرب (دبي) ذ.م.م

القسم:

متنوع (مثل، الإدارة، المكتب الفني، إدارة المشاريع)

ملخص الوظيفة:

يوفر السكرتير دعمًا إداريًا شاملًا وسكرتاريًا وتنظيميًا للمدير أو القسم المعين. يعد هذا الدور ضروريًا للحفاظ على كفاءة عمليات المكتب، وإدارة الوثائق الحيوية، وتسهيل التواصل المهني داخليًا وخارجيًا.

المسؤوليات الرئيسية:

1. الإدارة وإدارة المكتب

• المراسلات: إدارة جميع المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الفاكسات، المذكرات)، كتابة الردود نيابة عن المدير، مع ضمان التنسيق الصحيح، القواعد اللغوية، والاحترافية.
• التصنيف والوثائق: إنشاء والحفاظ على نظام تصنيف بدني وإلكتروني فعال وسري لجميع الوثائق الرسمية، العقود، التقارير، وسجلات المشاريع.
• المستلزمات المكتبية: مراقبة وإدارة مخزون المستلزمات المكتبية، وإجراء الطلبات وتتبعها لضمان تجهيز الفريق بشكل كافٍ.
• إدارة الزوار: العمل كنقطة الاتصال الأولى للمدير/القسم، استقبال الزوار، الإجابة على المكالمات الهاتفية وتوجيه الاستفسارات إلى الأفراد المناسبين.

2. تنسيق الجدول والمواعيد

• إدارة التقويم: إدارة وتنسيق تقويم المدير المعقد بشكل استباقي، جدولة الاجتماعات، المواعيد، ومراجعات المشاريع الداخلية والخارجية.
• تحضير الاجتماعات: إعداد أجندات الاجتماعات، تجميع وتوزيع مواد القراءة المسبقة، تنظيم مساحة الاجتماع (بما في ذلك المعدات/المشروبات اللازمة)، وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة وشمولية.
• ترتيبات السفر: التعامل مع جميع اللوجستيات المتعلقة بالسفر للمدير و/أو موظفي القسم، بما في ذلك الرحلات الجوية، الإقامة، النقل، وتوثيق التأشيرات.

3. التحكم في الوثائق وتوليد التقارير

• تحضير الوثائق: تحضير، تنسيق، مراجعة، وتحرير مجموعة متنوعة من الوثائق الرسمية، بما في ذلك التقارير، العروض التقديمية (مثل، PowerPoint)، العقود، المقترحات، والمذكرات الداخلية، مع ضمان التزامها بمعايير الشركة.
• السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة وبيانات المشاريع أو الشركة أو الأفراد بسرية واحترافية قصوى.
• التقارير: المساعدة في جمع البيانات وتجميع التقارير الروتينية (تقارير التقدم اليومية/الأسبوعية/الشهرية، تحديثات الحالة) لتقديمها إلى الإدارة العليا أو أصحاب المصلحة الخارجيين.

4. دعم الفريق والمشاريع

• التنسيق: تنسيق والمتابعة على الإجراءات والاتصالات بين مكتب المدير والأقسام الأخرى (مثل، المالية، الموارد البشرية، المكتب الفني، فرق الموقع) لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
• تنسيق المقاولين/الموردين: المساعدة في التنسيق الإداري المتعلق بالمقاولين، البائعين، والموردين، والذي قد يشمل المساعدة في تتبع الوثائق أو التحضير الأولي لأوامر الشراء المحلية (LPO).
• المشاريع الخاصة: تقديم الدعم الإداري لمشاريع خاصة متنوعة، أحداث، أو وظائف رسمية للشركة حسب الحاجة.