سكريتير

Client of NADIA Global

يقدم السكرتير الدعم الإداري والكتابي لضمان التشغيل الفعال للمكتب. يساعد الإدارة من خلال إعداد المستندات، جدولة المواعيد، إدارة المراسلات، وأداء مهام تنظيمية متنوعة. تتطلب هذه الوظيفة تمييزًا، مهارات تواصل ممتازة، وقدرات تنظيمية قوية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك الأرشفة، حفظ السجلات، واللوازم المكتبية.
• إعداد، تنسيق، وتحرير المستندات، التقارير، العروض التقديمية، والمراسلات.
• تنظيم والحفاظ على الملفات الإلكترونية والورقية لاسترجاع سهل.
• صياغة وتدقيق رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل، والاتصالات الرسمية.
• الحفاظ على التقويمات وتحديد المواعيد، الاجتماعات، وترتيبات السفر للإدارة.
• تنسيق الاجتماعات، المؤتمرات، والفعاليات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• ضمان المتابعة في الوقت المناسب على عناصر العمل من الاجتماعات.
• تكون نقطة الاتصال الأولى للتواصل الداخلي والخارجي.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، رسائل البريد الإلكتروني، واستفسارات الزوار بشكل احترافي.
• التواصل مع العملاء، الموظفين، وأصحاب المصلحة الآخرين حسب الحاجة.
• مساعدة المديرين في المهام اليومية، التقارير، والمشاريع.
• إجراء البحث وتجميع المعلومات حسب الحاجة للاجتماعات أو اتخاذ القرارات.
• مراقبة المواعيد النهائية وضمان إبلاغ الإدارة بالالتزامات القادمة.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة، المستندات، والاتصالات.
• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة في جميع المهام الإدارية.
• أداء مهام إضافية كما هو موكل من قبل الإدارة لدعم الأهداف التنظيمية.