الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الأدوار والمسؤوليات
سيقدم منصب المساعد الإداري الأول الجديد على مستوى GD دعمًا مخصصًا في مجالات الإدارة ومعالجة المعاملات واللوجستيات، بما في ذلك أداء المهام الإدارية لمدير المركز، ومعالجة المعاملات لمكتب المركز، وتنسيق الأحداث الكبيرة / تخطيط المؤتمرات والدعم اللوجستي عند الحاجة. ومن المتوقع أيضًا أن يتولى المساعد الإداري الأول عدة أدوار مؤسسية، مثل منسق التعلم، منسق النقل، منسق السفر، منسق الإجازات، ونقطة الاتصال الصحية. تشمل المهام الإضافية التنسيق مع المرافق، والإشراف على تنسيق وحجز غرف الاجتماعات المشتركة، بما في ذلك مرافق التدريب والمقصف عند الحاجة.
من المتوقع أن يعمل المرشح الناجح تحت قيادة مدير المركز الإقليمي، والتنسيق الوثيق مع مدير العمليات الإقليمي في واشنطن العاصمة، ومديري الممارسات الإقليميين المقيمين في الرياض.
من المتوقع أن يتولى المساعد الإداري الأول مجموعة متنوعة من الأنشطة المتزامنة والمتطلبات المتنافسة في بيئة سريعة الحركة، بما في ذلك الواجبات التالية:
الدعم الإداري
ضمان التشغيل السلس للمكتب والدعم الإداري من خلال الحفاظ على وتنسيق الإجراءات والإرشادات العامة للمكتب وضمان نشرها عبر الوظيفة لتمكين الكفاءة والاتساق. تحديد المجالات المحتملة للتحسين وتطوير الحلول.
تنفيذ المهام بكفاءة عالية، وحكمة، وحكم لتقديم مجموعة واسعة من المساعدة الإدارية لمدير المركز الإقليمي، خاصة في مجالات إدارة الأولويات، وتدفق العمل؛ تفاعل الموظفين مع مدير المركز؛ فرز جميع الوثائق الواردة؛ فرز، وتحديد أولويات، ومتابعة الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية وضمان تقديم الخدمات بسلاسة. ضمان أن جميع الوثائق التي تتطلب توقيعًا عالية الجودة وتلتزم بالإرشادات التشغيلية الإدارية. إعداد المراسلات بانتظام حول مجموعة من الموضوعات نيابةً عن مدير المركز وإعداد محاضر الاجتماعات.
باعتبارها نقطة الاتصال الأولى لمدير المركز، يجب أن تبقى على اطلاع وتحافظ على معرفة كافية بالمهام التي يتم تنفيذها في كل وحدة مع القدرة على الرد بشكل مستقل على الاستفسارات وممارسة التفكير الاستراتيجي ومهارات اتخاذ القرار لمعالجة العملاء داخل وخارج البنك.
استخدام الحكم، واللباقة، والدبلوماسية، والتقدير في الإجابة و / أو إعادة توجيه الاستفسارات إلى المصادر المناسبة والتعامل مع الأمور الحساسة أو السرية للغاية؛ اتخاذ قرارات عندما تكون هناك مسارات متعددة للعمل ممكنة.
تنسيق إدارة الوقت والجدولة نيابةً عن مدير المركز، بما في ذلك تحديد الأولويات بشكل فعال وحل النزاعات ذات الصلة والمتطلبات المتنافسة. جمع وتجميع المواد وإعداد مواد الإحاطة المهمة وملفات جدولة اجتماعات مدير المركز. التعامل مع اللوجستيات لسفر مهمة مدير المركز. التعامل مع التخطيط اللوجستي للاجتماعات أو الأحداث المعادلة التي تُعقد في المكتب أو التي ترعاها المكتب.
دعم فريق الإدارة لمكتب المركز وكذلك العمل بشكل تعاوني مع زملاء آخرين وفرق من فريق مجلس التعاون الخليجي والمكاتب الإقليمية الأخرى في مجموعات عمل متنوعة / فرق / فرق عمل.
التنسيق مع الفرق الإدارية للمكاتب الأخرى لضمان التوافق مع العمليات والإجراءات.
دعم المعاملات
التنسيق مع موظفي إدارة الموارد (RM)، حسب الحاجة، للحصول على معلومات حول دقة بيانات كائن التكلفة وتوافر الميزانية.
مراقبة العقود في سياق ميزانية وحدة مكتب المركز.
العمل مع موظفي RM لجمع البيانات اللازمة لمخرجات متنوعة من الأنظمة وقواعد البيانات المتاحة؛ الحفاظ على قاعدة بيانات لتسهيل تحديث واسترجاع المعلومات ضمن إطار عمل SAP.
التنسيق مع فرق المهام، حسب الحاجة، لتحديد الاحتياجات والمواصفات المتعلقة بالعقود القادمة.
إنشاء وصيانة العقود وطلبات الدفع ضمن إطار عمل SAP باستخدام Epayables وAdminPortal.
التواصل مع مدير المركز لجمع جميع المعلومات المطلوبة المتعلقة بإنشاء جميع العقود وضمان وضوح المتطلبات.
الالتزام بالضوابط السابقة واللاحقة المتعلقة بمختلف عناصر الالتزام بما في ذلك السفر، وشراء السلع والخدمات الإدارية.
الالتزام بسياسات الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بعناصر الالتزام المشتراة ضمن الوحدة.
التحقق من حالة العقود المحددة.
الإبلاغ عن المشكلات المحددة للمشاريع والمشاكل التي حددها موظفو RM.
مراقبة البريد الإلكتروني وعملية SAP واتخاذ إجراءات فورية بشأن أي طلبات دفع مرفوضة في SAP
التنسيق مع التعيينات (HR) والمحاسبة وGSD حسب الحاجة لضمان معالجة العقود والمدفوعات المرتبطة بسرعة ودقة.
التحقق من حالة دفع السلع والخدمات.
شراء المكتب
المساعدة في شراء السلع والخدمات المكتبية بالتعاون مع موظفين آخرين.
مساعدة موظف إدارة الموارد في الشراء اليومي من خلال تحديد الموردين المحتملين وطلب العروض.
معايير الاختيار
درجة البكالوريوس مع ما لا يقل عن سبع سنوات من الخبرة ذات الصلة، ويفضل أن تكون مع منظمات التنمية الدولية.
القدرة على معالجة والتعامل والتواصل بشأن مسائل ذات طبيعة حساسة وسرية مع مستوى عالٍ من الحكم والنضج.
مهارات تواصل و تفاعل شخصية ممتازة، بما في ذلك القدرة على التحدث بوضوح والكتابة بدقة ووضوح وإيجاز لجمهور متنوع، وقدرة قوية على العمل ضمن بيئة فريق.
مهارات تنظيمية وإدارية وإدارة الوقت ممتازة مع القدرة المثبتة على العمل بسرعة وكفاءة تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة. القدرة على تغيير الاتجاه في إشعار قصير للعمل على مجموعة واسعة من المهام، مع البقاء مرنًا وفعالًا مع فهم واضح للأهداف المراد تحقيقها.
مهارات قوية في الكتابة والتواصل اللفظي والقدرة على إعادة تنظيم وتحرير وصياغة مجموعة متنوعة من الوثائق.
مهارات شخصية قوية والقدرة على التعامل بلباقة ودبلوماسية وفعالية مع جهات الاتصال الداخلية / الخارجية على جميع المستويات في بيئة متعددة الثقافات. القدرة المثبتة على الرد بشكل مستقل على استفسارات واسعة ومتنوعة واتخاذ قرارات عندما تكون هناك مسارات متعددة للعمل ممكنة.

مساعد إداري أقدم The World Bank

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف مساعد إداري أقدم الوظائف التي تم البحث عنها