مساعد إداري أقدم

Client of United Nation careers

1. يقوم بأداء مجموعة كاملة من إدارة المكاتب ووظائف الدعم الإداري الشامل، مقدماً المساعدة المباشرة، اعتماداً على موقع الوظيفة، لرئيس البرنامج/ رئيس القسم أو المكتب الإقليمي؛ يراقب جدول الأعمال الخاص بالمشرفين ويقوم بترتيب الاجتماعات والمواعيد؛ وينبه إلى المواعيد النهائية القادمة؛ يُعد وثائق السفر ويتابع ترتيبات السفر للقسم/ المكتب/ القسم؛ يكتب ويُعد المراسلات الرسمية الروتينية والردود؛ يعمل كحلقة وصل بين الأقسام المختلفة، لضمان التواصل الفعال والتنسيق؛ يحضر وينسق اجتماعات الموظفين، ويحتفظ بالمعدات، وغرف المؤتمرات للعروض والاجتماعات، ويقدم الدعم للجنة، ولجان العمل المؤقتة، وغيرها من الأنشطة على مستوى القسم إلى جانب تدوين محاضر الاجتماعات وتسليمها في الوقت المناسب.

2. يراقب ويدير المتطلبات السنوية وقصيرة الأجل لمستحضرات المكتب، ويقوم بمعالجة المدفوعات للبائعين والموردين؛ يدير طلبات الشراء، ويتابع عمليات الشراء؛ وينسق التحضيرات اللوجستية للورش، والمؤتمرات، والفعاليات؛ ويعمل كعضو في لجنة فتح العطاءات عند الحاجة.

3. يجري أبحاث روتينية؛ يجمع ويجمع المعلومات، ويتصل بالمنظمات، والأقسام، و/أو الوحدات للحصول على المعلومات أو تنسيق الأنشطة حسب الحاجة، ويتحقق، ويحلل، ويجمع تقارير إحصائية متنوعة تم استلامها.

4. يساعد في إدارة الميزانية باستخدام نظام ERP، والحفاظ على سجلات دقيقة، ومراقبة النفقات.

5. يتحقق من الفواتير مقابل الشروط والأحكام المحددة، لضمان الدقة والامتثال؛ ويضمن أهلية المستفيدين للخدمات وينسق إدخال البيانات في الوقت المناسب.

6. يساعد في تنسيق شؤون الموارد البشرية، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، التعيينات الجديدة، والانفصالات، وساعات العمل الإضافية.

7. يؤدي مهام أخرى كما يحددها المشرف

الكفاءات

تطبق قيم الأمم المتحدة الأساسية من النزاهة، والمهنية، والاحترام للتنوع، والكفاءات الأساسية من التواصل، والعمل مع الآخرين، والدافع لتحقيق النتائج بشكل افتراضي. الوظائف: i. تطبيق الخبرة الفنية. ii. التواصل وبناء الشبكات iii. التخطيط والتنظيم iv. التعامل مع الضغط والنكسات