مراقب وثائق أول

Client of Talentmate

يلعب مدير الوثائق الأول دورًا حيويًا في إدارة وتوزيع وصيانة المستندات المهمة عبر المؤسسة. مكلف بالإشراف على أنظمة التحكم في الوثائق، يضمن هذا الدور أن جميع الوثائق دقيقة ومحدثة ومدارة بشكل فعال وفقًا للمعايير الصناعية. يشرف مدير الوثائق الأول على أعضاء الفريق المبتدئين، ويضمن اتباع سياسات وإجراءات التحكم في الوثائق بدقة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، واهتمامًا بالتفاصيل، وفهمًا شاملاً لمبادئ إدارة الوثائق. سيكون المرشح المثالي لديه خبرة كبيرة في إدارة الوثائق ضمن بيئة فنية أو صناعية وسيساهم في عملية التحكم الفعالة والفعالة في الوثائق مع ضمان الامتثال للمعايير التنظيمية والمؤسسية.

• الإشراف على دورة حياة التحكم في الوثائق بالكامل، من الإنشاء إلى الأرشفة.
• ضمان اتباع سياسات وإجراءات التحكم في الوثائق بدقة.
• مراجعة الوثائق لضمان الدقة والكمال والامتثال للمعايير.
• الإشراف على مديري الوثائق المبتدئين وتقديم التوجيه والتدريب اللازمين.
• التنسيق مع فرق المشروع لفهم متطلبات الوثائق والجداول الزمنية.
• إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) والحفاظ على الملفات الرقمية.
• تطوير وتنفيذ أنظمة حفظ ملفات فعالة لتسهيل استرجاع الوثائق.
• الحفاظ على السجلات والسجلات والفهارس لتتبع الوثائق والاحتفاظ بالسجلات التاريخية.
• ضمان تقديم جميع الوثائق في الوقت المحدد وتلبية معايير الجودة.
• الاستجابة بكفاءة لطلبات استرجاع الوثائق من الموظفين والشركاء الخارجيين.
• مراجعة عمليات التحكم في الوثائق بانتظام لتحديد مجالات التحسين.
• إعداد تقارير حول حالة أنشطة إدارة الوثائق والامتثال.

• يفضل أن يكون حاملاً لشهادة بكاليوس في الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال التحكم في الوثائق أو وظيفة ذات صلة.
• إلمام قوي بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية والبرمجيات.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل أمران أساسيان.
• قدرة مثبتة على تدريب والإشراف على أعضاء الفريق المبتدئين بشكل فعال.
• فهم قوي لمبادئ إدارة الوثائق والمعايير التنظيمية.
• القدرة على إدارة مهام متعددة وأولويات بكفاءة تحت مواعيد نهائية ضيقة.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وبرامج إدارة الوثائق.