سكرتير تنفيذي أول & مسؤول إداري
The Egyptian Developers ...
نشرت في 15 ديسبمر
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
نظرة عامة على الوظيفة
نحن نبحث عن مسؤول عمليات تنفيذية وإدارية أول بعقلية قوية تتعلق بالتكنولوجيا والوكالات.
تتجاوز هذه الوظيفة العمل السكرتاري التقليدي.
تعمل الوظيفة كـ طبقة تحكم العمليات الداخلية، لضمان أن:
- يتم تسجيل طلبات العملاء بشكل صحيح
- يتم تعيين المهام ومتابعتها
- تسليم الفرق في الوقت المحدد
- تتلقى الإدارة تقارير تشغيلية واضحة
تتطلب الوظيفة شخصًا واثقًا ومنظمًا وموجهًا نحو التفاصيل، ولديه خبرة في التكنولوجيا أو الوكالات الرقمية أو بيئات تكنولوجيا المعلومات.
المسؤوليات الرئيسية:
الدعم التنفيذي والعملي
- إدارة تقاويم التنفيذيين والأولويات واجتماعات التوافق.
- تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية (عبر الإنترنت وعلى أرض الواقع).
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات والملاحظات والمتابعات.
- العمل كجسر تواصل منظم بين الإدارة والفرق.
تتبع المهام والمتابعة (مسؤولية أساسية)
- استلام وتسجيل مهام العملاء القادمة من WhatsApp أو البريد الإلكتروني أو الاجتماعات أو مديري الحسابات.
- ضمان تسجيل جميع المهام بشكل مناسب في أنظمة إدارة المشاريع.
- متابعة حالة المهام مع مديري الحسابات والمطورين والمهندسين والموظفين الكبار.
- رفع التأخيرات أو المخاطر للإدارة عند الضرورة.
- ضمان عدم تجاهل أي طلب من العميل أو تأخيره أو فقده.
إدارة المشاريع وسير العمل
- استخدام أدوات مثل Jira و Asana و ClickUp و Monday.com أو Trello لتتبع المهام والتقدم.
- مراقبة مواعيد تسليم المهام والأولويات والاعتمادات.
- التنسيق بين الأقسام لضمان تنفيذ سلس.
- دعم تحسين سير العمل الداخلي والانضباط.
التقارير والمراقبة
- إعداد تقارير تشغيلية أسبوعية وشهرية للإدارة، تتضمن:
- حالة المهام
- التأخيرات والمخاطر
- استجابة الفريق
- متابعات العملاء
- الحفاظ على رؤية واضحة حول عبء العمل وأداء التسليم.
- ضمان أن تكون الإدارة دائمًا لديها صورة واضحة عن العمليات الجارية.
الإدارة المكتبية والإدارية
- إدارة إدارة المكتب والتنظيم الداخلي.
- الحفاظ على الوثائق المنظمة والسجلات الرقمية.
- التعامل مع بيانات الشركة والعملاء الحساسة بسرية تامة.
إدارة الموارد البشرية الأساسية والموظفين (دعم فقط)
- الحفاظ على حضور الموظفين والإجازات والسجلات الأساسية.
- دعم توثيق التوظيف عند الحاجة.
- تنسيق السياسات الداخلية والامتثال الإداري.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المتطلبات الإلزامية
- درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
- حد أدنى 7+ سنوات من الخبرة في إدارة التنفيذ أو العمليات أو أدوار التنسيق.
- خبرة مثبتة في شركة تكنولوجيا أو وكالة رقمية أو شركة تكنولوجيا المعلومات أو بيئة خدمات مهنية.
- فهم قوي لكيفية عمل فرق التطوير ومديري الحسابات وسير العمل الفني.
- خبرة عملية في استخدام أدوات إدارة المشاريع (Jira و Asana و ClickUp و Monday.com و Trello).
- مهارات تنظيمية ومتابعة وتقارير ممتازة.
- مهارات تواصل قوية في العربية والإنجليزية.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والثقة والسرية.
المفضل (ميزة قوية)
- خبرة في العمل مباشرة مع الرؤساء التنفيذيين أو المديرين أو الإدارة العليا.
- خبرة في إدارة عدة حسابات عملاء أو عمليات قائمة على الخدمات.
- إلمام بالتسويق الرقمي والمواقع الإلكترونية والتجارة الإلكترونية أو مشاريع تخطيط موارد المؤسسات.
- خبرة مع Odoo أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المماثلة.
متطلبات تقديم الطلب الإلزامية
يجب على المتقدمين تقديم:
- سيرة ذاتية محدثة (PDF)
- شرح موجز للأدوار السابقة في العمليات/التنسيق
- قائمة بالأدوات والأنظمة المستخدمة
- مثال على تجربة التقارير أو تتبع المهام
- الراتب المتوقع الصافي الشهري
- فترة الإشعار/التوفر
ما نقدمه
- راتب تنافسي يتناسب مع الأقدمية والمسؤولية.
- دور عالي الثقة وعالي التأثير قريب من الإدارة.
- استقرار طويل الأمد ضمن وكالة تكنولوجيا متنامية.
- التعرض لمشاريع رقمية وتكنولوجية معقدة.
- سلطة ومسؤولية واضحة (ليست دورًا مبتدئًا أو مساعدًا).
القطاع المهني للشركة
- تكنولوجيا المعلومات - خدمات البرمجيات
المجال الوظيفي / القسم
- السكرتير
- المكتب الأمامي
- المساعد الشخصي (PA)
الكلمات الرئيسية
- سكرتير تنفيذي أول & مسؤول إداري
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com