مساعد مكتب أول (ميناء)

Parsons Corporation

تبحث بارسونز عن مساعد مكتب أول موهوب بشكل مذهل للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستقدم دعمًا إداريًا وتنسيقيًا عالي المستوى لقسم الميناء. يكون الدور مسؤولًا عن الحفاظ على جداول المشاريع، وتنظيم الاجتماعات، وإعداد التقارير، وإدارة الوثائق، ودعم الاتصالات الداخلية لضمان التشغيل اليومي الفعال لوظائف القسم وتنفيذ المشاريع.

ما ستفعله:

• تنسيق الأنشطة الإدارية والتشغيلية المتعلقة بمشاريع الميناء، بما في ذلك تتبع الجداول الزمنية، والجدول الزمني، ومهام التعيين.

• التواصل مع الفرق الداخلية والعملاء لتوضيح أهداف المشروع ومتطلباته ونتائجه.

• تقديم المساعدة الإدارية لفرق المشاريع ودعم إدارة الجدول الزمني، وإعداد الوثائق، وإدخال البيانات.

• الحفاظ على توثيق المشروع المنظم، مع ضمان أن تكون جميع الملفات والسجلات والتقارير محدثة وقابلة للوصول وفقًا لمعايير الهيئة الملكية.

• التعامل مع المهام الإدارية الروتينية مثل أرشفة الوثائق، والنسخ، وتوزيع الاتصالات والتقارير.

• دعم إعداد العروض التقديمية والتقارير وغيرها من الوثائق الإدارية.

• العمل كنقطة اتصال مركزية لتحديثات حالة المشروع والتواصل بين أصحاب المصلحة.

• جدولة وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، والمتابعة بشأن عناصر العمل.

• المساعدة في تحديد وتحليل مخاطر المشروع والفرص، وتصعيد المخاوف إلى السلطة المناسبة.

• إعداد تقارير إحصائية وتحليلية حسب الطلب من الإدارة.

• تقديم الدعم الإداري العام لقسم الميناء ومساعدة الأقسام الأخرى في الوثائق المتعلقة بالبناء واحتياجات التنسيق.

• دعم تحديثات النظام، وإدخال البيانات، وصيانة قواعد بيانات المشاريع والأنظمة الإدارية.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• يجب أن يكون لدى المرشح درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو المالية أو مجال ذي صلة.

• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في المشاريع في تنسيق المشاريع، التحكم في الوثائق، الإدارة، الدعم والأعمال السكرتارية.

ما هي المهارات المرغوبة التي ستجلبها:

• القدرة على إعداد تقارير المشاريع، والهياكل التنظيمية، ومخططات التدفق، والجداول الزمنية، وخطط العمل.

• يجب أن يكون لدى المرشح مهارات تنظيم قوية بما في ذلك إدارة المهام المتعددة وإدارة الوقت.

• معرفة قوية في استخدام برامج الحاسوب مثل مايكروسوفت وورد، إكسل، عرض تقديمي باوربوينت وبرامج معالجة البيانات.