مساعد مكتب أول (ميناء)

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن مساعد مكتب أول موهوب بشكل مذهل للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستوفر دعمًا إداريًا عالي المستوى وتنسيقًا لقسم الميناء. الدور مسؤول عن الحفاظ على جداول المشاريع، وتنظيم الاجتماعات، وإعداد التقارير، وإدارة الوثائق، ودعم الاتصالات الداخلية لضمان التشغيل الفعال للوظائف اليومية للقسم وتنفيذ المشاريع.

ما ستقوم به:

• تنسيق الأنشطة الإدارية والتشغيلية المتعلقة بمشاريع الميناء، بما في ذلك تتبع الجداول الزمنية، والمواعيد، وتعيينات المهام.

• التواصل مع الفرق الداخلية والعملاء لتوضيح أهداف ومتطلبات ومخرجات المشروع.

• تقديم المساعدة الإدارية لفرق المشروع ودعم إدارة الجداول، وإعداد الوثائق، وإدخال البيانات.

• الحفاظ على وثائق المشروع منظمة، وضمان تحديث جميع الملفات والسجلات والتقارير وسهولة الوصول إليها وفقًا لمعايير الهيئة الملكية.

• التعامل مع المهام الإدارية الروتينية مثل حفظ الوثائق، والتصوير، وتوزيع الاتصالات والتقارير.

• دعم إعداد العروض التقديمية، والتقارير، وغيرها من الوثائق المتعلقة بالقسم.

• أن تكون نقطة الاتصال المركزية لتحديثات حالة المشروع والتواصل بين أصحاب المصلحة.

• جدولة وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، والمتابعة بشأن عناصر العمل.

• المساعدة في تحديد وتحليل مخاطر المشروع والفرص، وتصعيد القضايا إلى السلطة المناسبة.

• إعداد التقارير الإحصائية والتحليلية حسب طلب الإدارة.

• تقديم الدعم الإداري العام لقسم الميناء ومساعدة الأقسام الأخرى في الوثائق المتعلقة بالبناء واحتياجات التنسيق.

• دعم تحديثات النظام، وإدخال البيانات، وصيانة قواعد بيانات المشاريع والأنظمة الإدارية.

المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• يجب أن يكون لدى المرشح درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو المالية أو مجال ذي صلة.

• حد أدنى من 3 سنوات من خبرة المشروع في تنسيق المشاريع، والتحكم في الوثائق، والإدارة، والدعم، وأعمال السكرتارية.

المهارات المرغوبة التي ستجلبها:

• القدرة على إعداد تقارير المشاريع، وهيكل التنظيم، ومخططات التدفق، والجداول الزمنية، وخطط العمل.

• يجب أن يكون لدى المرشح مهارات تنظيم قوية بما في ذلك تعدد المهام وإدارة الوقت.

• معرفة قوية ببرامج الكمبيوتر مثل مايكروسوفت وورد، إكسل، باوربوينت، وبرامج معالجة البيانات.