أخصائي أول في شؤون المجلس

Rua Al Madinah Holding

ملخص الوظيفة:

يلعب اختصاصي أول شؤون المجلس دورًا حاسمًا في ضمان الحوكمة الفعالة وكفاءة العمليات لمجلس الإدارة. هذه الوظيفة مسؤولة عن تنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بالمجلس، وضمان التنفيذ الفوري للقرارات، والحفاظ على وثائق الحوكمة، وتسهيل التواصل السلس بين أعضاء المجلس والأطراف الداخلية المعنية. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من السرية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة.

مسؤوليات الوظيفة:

• تنسيق اجتماعات المجلس:
  التخطيط والتنظيم والتنفيذ لجميع الجوانب اللوجستية والإدارية لاجتماعات المجلس واللجان، بما في ذلك الجدولة، وإعداد المكان، وجاهزية المعدات، وترتيبات السفر والإقامة، وخدمات الضيافة.

• إدارة الأجندة والوثائق:
  إعداد ومراجعة وتوزيع المواد الخاصة بالمجلس مثل أجندات الاجتماعات، وحزم الإحاطة، والوثائق الداعمة، مع ضمان الدقة والكمال والتسليم في الوقت المناسب بما يتماشى مع مواعيد حوكمة المجلس.

• تيسير الاجتماعات والمتابعة:
  ضمان التنفيذ الفعال للاجتماعات من خلال إدارة تأكيدات الحضور، وتوزيع المواد، وتدوين المحاضر بدقة، ومراقبة تنفيذ عناصر العمل والقرارات بعد الاجتماع.

• الامتثال للحوكمة:
  الحفاظ على تحديث سجلات المجلس، والمواثيق، والسياسات، والإجراءات لضمان الامتثال الكامل لمعايير الحوكمة الداخلية والمتطلبات التنظيمية الخارجية.

• التفاعل مع أصحاب المصلحة:
  العمل كحلقة وصل رئيسية بين أعضاء المجلس والأقسام الداخلية، وتعزيز التواصل الفعال والتعاون لدعم التوجه الاستراتيجي واستمرارية العمليات.

• تتبع الأداء والتقارير:
  مراقبة تقدم قرارات المجلس، وإعداد تقارير الحالة، وتسليط الضوء على المخاطر أو التأخيرات المحتملة، وتصعيد عدم الامتثال أو القضايا غير المحلولة إلى المدير، المشاريع الخاصة حسب الضرورة.

• إدارة التقويم الاستراتيجي:
  تطوير والحفاظ على تقويم مجلس مستقبلي بالتنسيق مع الوظائف الداخلية، بما يتماشى مع جلسات المجلس ومعالم الأعمال الاستراتيجية والمواعيد النهائية التنظيمية.

• الدعم في تقديم المحتوى:
  تنسيق إعداد وتحرير العروض التقديمية المهمة للمجلس، ودراسات الحالة، والملخصات التنفيذية، مع ضمان الوضوح والاتساق والتوافق مع الأهداف المؤسسية.

• التفوق الإداري:
  تقديم دعم إداري شامل لمكتب المجلس، بما في ذلك التعامل مع المراسلات السرية، وتنسيق جداول التنفيذيين، ودعم سير العمل المتعلق بالمجلس.

• إدارة العلاقات:
  بناء وصيانة علاقات موثوقة مع أعضاء المجلس من خلال تقديم دعم استجابة، ومعالجة الاستفسارات بشكل احترافي، وضمان تجربة استثنائية في جميع التفاعلات مع المجلس.

• الدعم حسب الحاجة والمهام الخاصة:
  تحمل مسؤوليات إضافية أو مشاريع خاصة كما هو موكل من المدير، المشاريع الخاصة أو القيادة العليا لدعم الحوكمة المؤسسية والمبادرات الاستراتيجية.
  
  

  المؤهلات والخبرة:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، الحوكمة، أو مجال ذي صلة.

• الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في شؤون المجلس، وإدارة المكاتب التنفيذية، والحوكمة، أو الإدارة المؤسسية.

• خبرة في العمل مع التنفيذيين رفيعي المستوى، وأعضاء المجلس، والفرق متعددة الوظائف.