مجموعة المواهب - مدير الوثائق - مشاريع الإمارات العربية المتحدة Hill International (Middle East) Ltd.

هيل الدولية هي شركة استشارات إنشائية عالمية رائدة تقدم إدارة البرامج والمشاريع، وإدارة البناء، وهندسة التكاليف والتقدير، وضمان الجودة، والتفتيش، والجدولة، وإدارة المخاطر، وتجنب المطالبات للعملاء في مختلف الصناعات المشاركة في مشاريع البناء الكبرى في جميع أنحاء العالم. مع أكثر من 4,300 موظف في 100 مكتب حول العالم، تقدم هيل مجموعة كاملة من الخدمات للعملاء في صناعات متنوعة بما في ذلك النقل، والبنية التحتية، والطاقة، والنفط والغاز، والحكومة، والتجارة.

الوصف العام للدور والمسؤوليات:

• تنفيذ وصيانة عمليات وإجراءات التحكم في الوثائق. إدارة تدفق الوثائق إما في شكل إلكتروني، في المراسلات الإلكترونية أو على الورق، لضمان إصدار الوثائق بالشكل الصحيح مع المرسلين المناسبين، داخلياً وخارجياً، وأرشفتها بحيث يمكن استرجاعها بسهولة في المستقبل.
• معالجة الوثائق الواردة، بما في ذلك التسجيل في نظام المراسلات الإلكترونية، والتوزيع الداخلي، والمتابعة والأرشفة.
• معالجة الوثائق الصادرة، بما في ذلك إرسال النسخ الإلكترونية أو الورقية إلى الشركات النفطية المستقلة، والمساهمين، والموردين وأطراف ثالثة أخرى.
• ضمان توزيع النسخ المعتمدة النهائية من الوثائق داخلياً وخارجياً على الأطراف المعنية ذات الصلة.
• تنفيذ أنشطة عامة للتحكم في الوثائق مثل النسخ الضوئي، والمسح، والترقيم وجميع الجوانب الأخرى المتعلقة بجودة الوثائق.
• المساعدة في إعداد وتجميع وإصدار التقارير وملاحظات العملاء حسب الحاجة.
• مراقبة مراجعات الوثائق الفنية والموافقات وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه حسب الحاجة.
• ضمان الاستخدام الصحيح للنماذج والقوالب الموحدة. متابعة النماذج المتداولة الصادرة للمعلومات أو التوقيع، وتتبع وأرشفة جميع الاتصالات والموافقات من المساهمين.
• ضمان والحفاظ على سرية صارمة لجميع المعلومات والوثائق والمراسلات المتعلقة بالعمل.
• استلام ومعالجة الفواتير من الموردين، والتنسيق مع التخطيط والمالية والمتابعة بشأن الدفع.
• تغطية أي مجالات تشغيلية عند الحاجة دون التأثير على العمليات التجارية.
• تنفيذ السياسات والعمليات والأنظمة والمعايير والإجراءات المعتمدة للقسم لدعم تنفيذ برامج العمل بالقسم بما يتماشى مع معايير الشركة والمعايير الدولية.
• الامتثال لجميع التشريعات واللوائح القانونية السارية.
• التخطيط والإشراف والتنسيق لجميع الأنشطة في المنطقة المعينة لتحقيق الأهداف الوظيفية.
• تدريب وتطوير الموظفين المعينين على المهارات ذات الصلة ليصبحوا أكفاء في العمل وتحقيق الأهداف التجارية المعنية.
• تنبيه أعضاء الفريق الآخرين إلى قضايا الجودة والمخاطر.
• تقييم أدائه الشخصي وتحمل المسؤولية عن أفعاله، سواء بشكل مباشر أو تحت الإشراف.
• المساهمة في فعالية الفريق من خلال التفكير في الأنشطة الخاصة بالفرد والفريق وتقديم اقتراحات حول طرق تحسين وتعزيز أداء الفريق.
• العمل بفعالية مع الأفراد في أماكن أخرى.
• إبلاغ أنفسهم عن سياسات الجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية ذات الصلة، والأدلة والإجراءات المعمول بها داخل هيل الدولية، وضمان الامتثال المستمر لهذه المتطلبات أثناء العمل في هيل.
• أداء مهام أخرى حسب تكليف المدير المباشر/المشرف.