منسق السفر Apparel FZCO

منسق السفر مسؤول عن إدارة وتنسيق ترتيبات السفر للموظفين والمديرين التنفيذيين في الشركة. تشمل هذه الوظيفة حجز الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل، وخدمات السفر الأخرى، مع ضمان الامتثال لسياسات الشركة، والحفاظ على ميزانية سفر دقيقة. سيعمل منسق السفر بشكل وثيق مع مساعد المدير - مكتب السفر لتحسين عمليات السفر وتقديم حلول فعالة من حيث التكلفة للسفر التجاري.

المسؤوليات:

1. ترتيبات السفر والتنسيق:

• حجز وتنسيق جميع ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات الجوية، والفنادق، وتأجير السيارات، والنقل للموظفين والمديرين التنفيذيين.
• ضمان أن جميع حجوزات السفر تتماشى مع سياسة السفر الخاصة بالشركة وضمن الميزانية المعتمدة.
• إدارة جداول السفر، تأكيد الحجوزات، وتوفير التفاصيل والوثائق اللازمة للموظفين (مثل: الجداول الزمنية، تأكيدات السفر، حجوزات الفنادق).
• ضمان حلول فعالة من حيث التكلفة من خلال مقارنة والتفاوض على خيارات السفر، بما في ذلك الخصومات، والعروض، والصفقات.

2. إدارة البائعين:

• التواصل مع وكالات السفر، وشركات الطيران، والفنادق، ومقدمي الخدمات الآخرين للتفاوض على الأسعار، وحجز الخدمات، وإدارة العلاقات.
• ضمان امتثال جميع البائعين لمعايير الشركة، وسياساتها، ومتطلبات السفر.
• الحفاظ على سجلات البائعين المفضلين وضمان الامتثال لمستويات الخدمة المتفق عليها (SLA).

3. تتبع النفقات والتقارير:

• المساعدة في إدارة النفقات المتعلقة بالسفر وضمان أنها ضمن الميزانية المخصصة.
• تتبع نفقات السفر، إعداد تقارير تكلفة السفر ومطابقتها مع قسم المالية.
• المساعدة في إعداد التقارير الشهرية والحفاظ على الوثائق الخاصة بجميع الإيصالات، والفواتير، والنفقات المتعلقة بالسفر.

4. مساعدة ودعم الموظفين:

• تكون نقطة الاتصال الأساسية للاستفسارات المتعلقة بالسفر من الموظفين وتقديم المساعدة في ترتيبات السفر والمشكلات التي تنشأ خلال الرحلات.
• مساعدة الموظفين في طلبات التأشيرات، والتأمين على السفر، وغيرها من الوثائق ذات الصلة.
• المساعدة في حل المشكلات المتعلقة بالسفر، مثل أخطاء الحجز أو تغييرات الرحلات، مع ضمان الحد الأدنى من التعطيل لجدول الموظفين.

5. الالتزام بسياسة السفر والامتثال:

• ضمان أن جميع حجوزات السفر تتم وفقًا لسياسات وإرشادات السفر الخاصة بالشركة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لترتيبات السفر لأغراض التدقيق والامتثال.
• متابعة تغييرات سياسة السفر وإبلاغ التحديثات للموظفين المعنيين حسب الضرورة.

6. إدارة السفر وحفظ السجلات:

• الحفاظ على سجلات سفر دقيقة لجميع الحجوزات، والمدفوعات، والجداول الزمنية.
• تنظيم وتخزين الوثائق والإيصالات الخاصة بالسفر بشكل منظم، ويسهل الوصول إليه للرجوع إليه في المستقبل أو للتدقيق.
• المساعدة في حجز أحداث السفر الخاصة بالشركات، بما في ذلك المؤتمرات، والاجتماعات، والتراجع الخاص بالشركات.

7. تحسين التكلفة وكفاءة السفر:

• مراقبة وتقييم نفقات السفر واقتراح فرص لتوفير التكاليف وتحسين الكفاءة.
• المساعدة في تحسين حجوزات السفر من خلال تحديد الأنماط المتكررة وتقديم حلول سفر محسنة وفعالة من حيث التكلفة.

8. التواصل والتقارير:

• التواصل بوضوح مع أصحاب المصلحة الداخليين بشأن حجوزات السفر، والتغييرات، والموافقات.
• دعم مساعد المدير في إعداد تقارير السفر، وتحليل الاتجاهات، وتحديد الممارسات الفعالة من حيث التكلفة.

المؤهلات:

يجب أن يتمتع منسق السفر المثالي بخبرة تتراوح بين 2-3 سنوات في دور منسق سفر أو دور إداري مشابه، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة الشركات أو البيع بالتجزئة.