مساعد إداري

Client of Talentmate

يلعب مساعد إداري دورًا حيويًا في الحفاظ على كفاءة العمليات المكتبية من خلال تقديم الدعم للمديرين والموظفين والأقسام. تتطلب هذه الوظيفة محترفًا منظمًا للغاية، ومهتمًا بالتفاصيل، وماهرًا في إدارة مشاريع متعددة في آن واحد. يكون مساعد إداري مسؤولًا عن ضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وأن التواصل داخل المكتب ومع الشركاء الخارجيين واضح وفعال. تعتبر المهارات الشخصية القوية والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر أمرًا أساسيًا. سواء كان ذلك في ترتيب الاجتماعات، أو إعداد الوثائق، أو إدارة المراسلات، يعد مساعد إداري لاعبًا أساسيًا في الفريق يساهم في النجاح العام للمنظمة.

• إدارة وتنظيم الأنشطة اليومية للمكتب لضمان سير العمليات بسلاسة.
• تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر حسب الحاجة.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية بدقة عالية.
• تقديم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق الآخرين.
• الحفاظ على تحديث أنظمة حفظ الملفات في المكتب بشكل إلكتروني وعلى الورق.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، بالإضافة إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة.
• المساعدة في المهام الميزانية والمالية، بما في ذلك الفواتير وتقارير النفقات.
• طلب مستلزمات المكتب والحفاظ على المخزون لتجنب النقص.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة والتعامل مع مهام إدخال البيانات بدقة.
• استقبال ومساعدة الزوار في المكتب، وتوفير بيئة مرحبة.
• تنظيم والحفاظ على مساحة مكتبية نظيفة وعملية.
• دعم الفريق في المشاريع الخاصة والفعاليات، والمساهمة بأفكار إبداعية.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على درجة الزمالة.
• ما لا يقل عن 2 سنوات من الخبرة في دور إداري أو كمساعد مكتبي.
• إتقان مجموعة Microsoft Office وغيرها من تطبيقات البرمجيات ذات الصلة.
• مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي مع اهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحذر.
• عقلية موجهة نحو خدمة العملاء وراحة في التفاعل مع أشخاص متنوعين.