منسق الاداره

Confidential Company

نظرة عامة على الوظيفة

سيكون منسق الإدارة مسؤولاً عن الدعم الإداري والتشغيلي اليومي لضمان سير أنشطة المكتب والمشاريع بسلاسة، بينما يعمل أيضًا كمساعد لمدير الموارد البشرية والإدارة. تتضمن هذه الوظيفة التنسيق عبر مختلف الأقسام، وضمان الامتثال والدقة والتسليم في الوقت المناسب للمهام الإدارية.

المسؤوليات الرئيسية

• المساعدة في إصدار وتجديد التراخيص التجارية، إيجاري (عقود الإيجار)، العقود، والشهادات للمكاتب، ومعسكرات العمال والمتاجر.
• التنسيق مع مسؤول العلاقات العامة لدينا - المشاريع والسلطات (ترخيص، جمعية المهندسين، بلدية دبي والشارقة) للحصول على اعتمادات المهندسين وعضويات مهنية أخرى.
• توفير دعم الاستقبال والعمل كموظف استقبال خلال الساعات المحددة، وضمان التواصل والمساعدة بشكل احترافي.
• دعم التوظيف لتنسيق استيعاب الموظفين، بما في ذلك الوثائق، والتوجيه، وإعداد تكنولوجيا المعلومات، والتواصل الداخلي.
• الحفاظ على تحديث سجلات إجازات الموظفين والعمال السنوية.
• إدارة إدخالات المصروفات النقدية للمعاملات الحكومية في نظام ERP.
• التعامل مع طلبات بطاقات العمل، وتنسيق الموردين، والفوترة.
• توحيد الفواتير مع مسؤول العلاقات العامة للمشاريع لتقديمها ومعالجتها في الوقت المناسب.
• المساعدة في متطلبات توثيق ISO والتدقيق.
• الحفاظ على تحديث السجلات الإدارية وقواعد البيانات.
• المساعدة في إدارة بطاقات الدخول (المكتب الرئيسي) وتنسيق ترتيبات وقوف السيارات.
• دعم مدير المكتب بجميع متطلبات المكتب الرئيسي ذات الصلة (مكافحة الآفات، صيانة تكييف الهواء، بين مجالات أخرى).

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
• 5+ سنوات من الخبرة في الأدوار الإدارية أو دعم المكتب.
• إجادة في أنظمة MS Office وERP.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.
• معرفة بإجراءات التنظيم الإماراتية هي ميزة.