منسق إداري,مدير مكتب

Client of Talentmate

نحن نبحث عن منسق إداري / مسؤول مكاتب ذو خبرة ومنظم للغاية للانضمام إلى فريقنا الديناميكي. هذه الوظيفة ضرورية لضمان التشغيل السلس لمكتبنا وتسهيل التواصل والتنسيق بين الأقسام المختلفة. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات إدارية استثنائية، وأن يكون دقيقًا، وأن يمتلك القدرة على أداء مهام متعددة بكفاءة. سيتولى منسق الإدارة مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية، دعم موظفينا الإداريين وتحسين كفاءة المكتب. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا يمكنه العمل بشكل مستقل أثناء إدارة مشاريع متعددة، وأن يمتلك مهارات تواصل ممتازة، والحفاظ على مستوى عالٍ من السرية. باعتباره الشخص الأساسي للعمليات اليومية، سيلعب منسق الإدارة أيضًا دورًا حيويًا في إنشاء ثقافة وبيئة مكتبية إيجابية.

المسؤوليات

• تنسيق والإشراف على العمليات اليومية للمكتب لضمان الكفاءة والإنتاجية.
• إدارة وتنظيم الجداول الزمنية والمواعيد والاجتماعات لأعضاء الطاقم الإداري.
• تطوير والحفاظ على أنظمة حفظ ملفات فعالة لاسترجاع الوثائق بسهولة.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والمستندات الأخرى حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير الدورية مع الانتباه للتفاصيل والدقة.
• الرد على الاستفسارات وتقديم المعلومات للعملاء والزوار بأدب.
• التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات بشأن جميع احتياجات ومشاكل معدات المكتب.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ الفعاليات والاجتماعات الخاصة بالشركة.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات حسب الحاجة لضمان توفر المخزون.
• إدارة التواصل الداخلي والخارجي بفعالية، مع الحفاظ على نبرة احترافية.
• دعم قسم الموارد البشرية في عمليات التوظيف والحفاظ على سجلات الموظفين.
• تنفيذ والحفاظ على الإجراءات المكتبية وأنظمة الإدارة بكفاءة.

المتطلبات

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كمسؤول مكتب أو دور إداري ذي صلة.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة ضرورية لهذه الوظيفة.
• مهارات تواصل كتابية ولفظية قوية مع الانتباه للتفاصيل.
• إجادة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) مطلوبة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل والتعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد.
• مهارات بين شخصية قوية والقدرة على العمل بفعالية مع فرق مختلفة.