موظف اداري

Client of Innovations Group UAE

المسؤوليات:

وظيفة إدارية:

الحفاظ على تحديث قواعد بيانات الشركة.

إعداد تقارير دورية عن النفقات وميزانيات المكتب.

جدولة الأحداث الداخلية والخارجية.

ضمان الحفاظ على مستلزمات المكتب، بما في ذلك التحقق من المخزون والعمل مع البائعين لضمان مستويات كافية من المستلزمات الضرورية.

ضمان سرية وأمان الملفات وأنظمة الأرشفة.

الإشراف على العمليات الإدارية اليومية ودراسة الإجراءات الإدارية الأكثر كفاءة.

مراجعة مستقلة:

مراقبة المدفوعات الشهرية.

تجديد عقود الإيجار.

تحديث السجلات الحاسوبية باستخدام قاعدة بيانات

التواصل مع الموردين والمقاولين للحصول على عروض الأسعار

مراقبة مخزون مستلزمات المكتب وشراء مواد جديدة مع مراعاة القيود الميزانية.

الإدارة:

تجديد بوليصة التأمين على الممتلكات الشركات باستخدام تحليل الفوائد التكلفة.

التنسيق مع الموظفين في الأقسام الأخرى، مثل المالية، الموارد البشرية

مراقبة التكاليف والنفقات للمساعدة في إعداد الميزانية.

إدارة الأصول الثابتة.

التواصل الداخلي والخارجي: 1

التواصل مع الشركاء الخارجيين، والبائعين وضمان الامتثال القانوني.

التواصل مع قسم العمليات بشأن تحويل الأموال.

المدفوعات والتحصيل:

معالجة المدفوعات الخاصة بالشركة وأوامر الشراء بالإضافة إلى المصروفات النقدية الصغيرة ونفقات أخرى.

إدارة علاقات البائعين وضمان استيفاء الفاتورة الضريبية النهائية ضمن الميزانية المخططة.

إدارة التقارير:

يعمل عن كثب مع رئيس الموارد البشرية والإدارة في تطوير الأعمال ككل لضمان تنفيذ أفضل الممارسات الإدارية عبر الأعمال ووفقًا للأهداف التجارية المحددة.

المساعدة في اتصالات القسم، بما في ذلك إدارة مواعيد تقديم المدفوعات.

المهارات المطلوبة: