اداري مكتب Captizone Media LLC

سيتأكد مدير المكتب من سير العمليات اليومية بسلاسة في المكتب وتوفير الدعم عبر الإدارة، تنسيق الموارد البشرية، الدعم الأساسي للحسابات، الشراء، وتنسيق العمليات. هذه الوظيفة مثالية لشخص يستمتع ببيئة الشركات الناشئة / التوسع، يمكنه التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، ومرتاح في بناء العمليات من الصفر. المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة المكتب والإدارة إدارة العمليات اليومية للمكتب وضمان بيئة عمل نظيفة ومنظمة واحترافية. التعامل مع المكالمات الواردة، البريد الإلكتروني، والاستفسارات العامة؛ توجيه الاتصال إلى الأعضاء المناسبين في الفريق. الحفاظ على مستلزمات المكتب، القرطاسية، والمواد الاستهلاكية؛ إدارة الموردين ومقدمي الخدمات. تنظيم أنظمة الملفات (الفيزيائية والرقمية) للعقود، الفواتير، ملفات الموارد البشرية، ومستندات المشاريع. دعم إعداد الرسائل، العقود، المقترحات، العروض التقديمية، والمستندات الأساسية للشركة.

2. دعم الموارد البشرية والتوظيف تنسيق نشر الوظائف على البوابات ووسائل التواصل الاجتماعي وفقًا لتوجيهات الإدارة. جدولة المقابلات والحفاظ على جداول تتبع المرشحين. المساعدة في إدخال الموظفين الجدد (جمع المستندات، إعداد النماذج، مشاركة سياسات الشركة، إلخ). الحفاظ على سجلات الحضور، متعقبات الإجازات، وقوائم الاتصال بالموظفين. دعم الإدارة الأساسية للموارد البشرية مثل خطابات العرض، اتفاقيات عدم الإفشاء، وإدارة ملفات الموظفين.

3. دعم الحسابات والإدارة (أساسي) التنسيق مع المحاسب الخارجي أو فريق الحسابات لمشاركة المستندات المطلوبة في الوقت المحدد. المساعدة في تتبع النقدية الصغيرة، مطالبات المصاريف، والتعويضات. المساعدة في إعداد جداول بيانات بسيطة لتتبع المدفوعات، الفواتير، وبيانات دعم الرواتب. دعم المتابعة بشأن المدفوعات المعلقة من العملاء بالتنسيق مع فريق المبيعات (عند الحاجة).

4. الدعم العام للإدارة مساعدة المؤسس / الإدارة في جدولة الاجتماعات وإعداد التقارير الأساسية. المساعدة في حجز السفر، الاجتماعات، الفعاليات، والزيارات عند الحاجة. تدوين ملاحظات / محاضر الاجتماعات والمتابعة بشأن الإجراءات المتفق عليها مع الأعضاء المعنيين في الفريق.