أخصائي إداري

Makeen Technical Services

هدف / غرض الوظيفة

سيكون أخصائي الإدارة مسؤولاً عن توفير الدعم الإداري الشامل لقسم الصيانة والإصلاح. ستتضمن هذه الدور إدارة العمليات المكتبية، وتنسيق السفر التجاري، والإشراف على إدارة الأسطول، وضمان الامتثال للإجراءات والتوجيهات الإدارية. سيلعب الأخصائي دورًا رئيسيًا في خلق بيئة عمل منتجة وفعالة مع المساهمة في النجاح العام للقسم.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة وعمليات المكتب

• تخصيص المساحات المكتبية والمكاتب لتحسين سير العمل والاستخدام.
• الإشراف على الإصلاحات والتنظيف وخدمات التنظيف للحفاظ على بيئة عمل وظيفية ونظيفة.
• إدارة اللوازم المكتبية، وصيانة المعدات، وعمليات منطقة الاستقبال.
• ضمان مكان عمل نظيف ومنظم من خلال تنسيق أنشطة التنظيف.
• التعامل مع مسائل تأمين المكتب والحفاظ على سجلات محدثة.
• إدارة تعيينات مواقف السيارات وتنسيق بطاقات الوصول للموظفين.

اتفاقيات مستوى الخدمة والعقود

• التعاون مع مدير الإدارة لوضع والحفاظ على اتفاقيات مستوى الخدمة مع الموردين.
• تنسيق العقود لوكالات السفر، وخدمات الطعام، وموردين آخرين حسب الحاجة.

إدارة السفر التجاري

• ترتيب وتنسيق السفر التجاري، بما في ذلك النقل، والإقامة، ومعالجة بدل اليوم.
• إجراء حجوزات الفنادق وشركات الطيران مع ضمان الفعالية من حيث التكلفة والامتثال لسياسات السفر الخاصة بالشركة.

إجراءات وتوجيهات الإدارة

• إدارة وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات والتوجيهات لمجالات مثل استخدام المركبات، وسياسات الهواتف المحمولة، والسفر، وإجراءات المكتب العامة.
• التواصل وتدريب موظفي الصيانة والإصلاح على هذه الإجراءات لضمان الفهم والامتثال.

إدارة الطعام والفعاليات

• تنظيم جلسات الإفطار الأسبوعية للموظفين، مع ضمان تسليم الطعام والمشروبات في الوقت المناسب.
• تنسيق خدمات الطعام للفعاليات أو الاجتماعات الخاصة، مع مراعاة التفضيلات والقيود الغذائية.

إدارة الأسطول واللوجستيات

• التعاون مع مدير الإدارة لوضع وتنفيذ استراتيجيات شاملة لإدارة الأسطول.
• تحليل بيانات استهلاك الوقود لتحديد الفرص لتقليل التكاليف.

الإشراف على جدول الصيانة لمركبات الشركة، مع ضمان الخدمة في الوقت المناسب والامتثال للوائح السلامة.

• إدارة وحجز المركبات للأقسام الأخرى ضمن فريق الإدارة وخط خدمات الشركات.
• تنفيذ والحفاظ على نظام قوي لتتبع المركبات وإدارة البيانات.
• التواصل مع الأقسام الأخرى بشأن احتياجات المركبات، ومبادرات إدارة الأسطول، وتطوير السياسات.

صيانة ونظافة المركبات

• إنشاء وفرض معايير عالية لنظافة المركبات وعرضها.
• إجراء فحوصات دورية للمركبات لتحديد المشكلات المحتملة وتنسيق الإصلاحات.
• تطوير علاقات قوية مع مزودي المركبات وورش الإصلاح لضمان خدمة عالية الجودة وفعالية من حيث التكلفة.