مساعد اداري

Client of Hire Lebanese

يلعب المساعد الإداري دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في بيئة المكتب. تتطلب هذه الوظيفة فردًا متعدد المهارات قادرًا على إدارة مهام متعددة في وقت واحد، بما في ذلك التعامل مع الاتصالات، جدولة الاجتماعات، إدارة قواعد البيانات، وتقديم دعم من الدرجة الأولى لأعضاء الموظفين الآخرين. غالبًا ما يكون المساعد الإداري هو نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار، مما يجعل الاحترافية ومهارات التواصل الممتازة أمرًا ضروريًا. في هذا الدور، يعد الانتباه للتفاصيل، ومهارات التنظيم العالية، والقدرة على العمل بشكل مستقل أمورًا حاسمة. يعد المساعد الإداري ضروريًا لتحقيق الانسجام والإنتاجية في المكتب، مما يضمن أن العمليات تتم دون عقبات. إذا كنت تزدهر في بيئات ديناميكية وتستمتع بالحفاظ على كل شيء منظم بشكل دقيق، فقد تكون هذه الوظيفة مناسبة تمامًا.

المسؤوليات

• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الموظفين أو الأقسام المناسبة.
• تنظيم وجدولة الاجتماعات، وضمان إجراء جميع الترتيبات اللازمة.
• الحفاظ على أنظمة أرشفة المكتب سواء إلكترونيًا أو ورقيًا.
• إنشاء وتوزيع البريد الإلكتروني، والمذكرات، والرسائل بكفاءة.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية المجدولة بانتظام.
• طلب لوازم المكتب والبحث عن صفقات وموردين جدد حسب الحاجة.
• حجز ترتيبات السفر للموظفين، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة.
• التصرف كنقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار في المكتب.
• إدارة وتحديث قواعد بيانات الشركة بإدخالات دقيقة بانتظام.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية لحماية الخصوصية.
• مساعدة الزملاء في المهام الإدارية ودعم مشاريع الفريق.
• التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات بشأن جميع المشكلات المتعلقة بمعدات المكتب.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في دور مشابه.
• إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة مطلوبة.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام بشكل فعال.
• شهادة الثانوية العامة؛ مؤهل إضافي كمساعد إداري.
• الإلمام بأجهزة المكتب، مثل الطابعات وآلات الفاكس، أمر أساسي.
• القدرة على إدارة المعلومات السرية بأعلى مستوى من التقدير.