مساعد اداري

Client of Talentmate

يلعب المساعد الإداري دورًا حاسمًا في سير العمل السلس للمنظمة من خلال تقديم الدعم للمديرين وأعضاء الفريق والعملاء. هذه الوظيفة مسؤولة عن الحفاظ على مجموعة متنوعة من المهام الإدارية التي تشمل إدارة الاتصالات وتنظيم الجداول الزمنية والتعامل مع الأوراق الأساسية. من المتوقع أن يحافظ المساعد الإداري على مستوى عالٍ من المهنية والسرية أثناء العمل في بيئة سريعة الخطى. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا يهتم بالتفاصيل وكفء وقادرًا على اتخاذ المبادرة في إدارة المهام الروتينية والمعقدة. مع مهارات تنظيمية واتصالية ممتازة، يضمن المساعد الإداري أن يعمل المكتب بكفاءة وفاعلية.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم عمليات المكتب وإجراءاته بكفاءة وفاعلية.
• جدولة الاجتماعات والمواعيد لأعضاء الفريق وموظفي الإدارة.
• إعداد وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة بما في ذلك المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
• الحفاظ على الملفات الإلكترونية والورقية، وضمان تحديثها وسهولة الوصول إليها.
• المساعدة في إعداد التقارير والملخصات المجدولة بانتظام.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات والإقامة حسب الحاجة.
• دعم الفريق من خلال إجراء الأبحاث وتجميع البيانات لاستخدامها في التقارير.
• تقديم الدعم العام للزوار والعمل كنقطة اتصال للعملاء الخارجيين.
• مراقبة وطلب مستلزمات المكتب، وضمان مستويات كافية من المخزون في جميع الأوقات.
• التعاون مع إدارات الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات لضمان انسيابية انضمام الموظفين الجدد.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ الأحداث والاجتماعات الخاصة بالشركة حسب الحاجة.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس أو خبرة معادلة في دور إداري أو مكتبي.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في منصب مشابه في بيئة ديناميكية.
• مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الممتازة ضرورية لهذه الوظيفة.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على القيام بعدة مهام بفعالية.
• إجادة استخدام مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint) واستخدام معدات المكتب.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات تُقدَّر بشدة في هذا المنصب.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد الأولويات في بيئة سريعة الخطى.