مساعد إداري - يفضل خبرة في الإمارات Luxe Getaways Holiday Homes LLC

حول الدور نحن نبحث عن مساعد شخصي منظم للغاية وذو خبرة لتنسيق وإدارة عمليات الموارد البشرية في المجموعة. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي من 2-3 سنوات من الخبرة في دعم التنفيذيين أو المكتب أو الإدارة الشخصية. المهام والمسؤوليات:

إدارة المكتب والعمليات:

• الإشراف على العمليات اليومية للموارد البشرية، لضمان سلاسة سير العمل والكفاءة. 

• الإشراف وتفويض المهام لمساعدي المكتب، لضمان الإنتاجية والامتثال لسياسات الشركة. 

• الحفاظ على اللوازم المكتبية والمعدات والبنية التحتية العامة للمكتب. 

• ضمان الامتثال لوائح الصحة والسلامة في مكان العمل. 

• تنسيق مهام الانضمام والفصل خلال دورة حياة الموظف. 

• توفير المعلومات والمساعدة في الوقت المناسب لجميع الزملاء بشأن السياسات والإجراءات في مكان العمل.  

• إعداد خطابات العرض وإصدار اعتذارات للمرشحين غير المختارين خلال دورة التوظيف.  

• الحفاظ على سجلات الحضور للأقسام المختلفة والمساعدة في نشاط الرواتب الشهري.  

• تنسيق وحجز اجتماعات المكتب والمقابلات مع المرشحين.  

• معالجة الفواتير وضمان المدفوعات في الوقت المناسب للموردين، فيما يتعلق بمتطلبات المكتب والموارد البشرية بشكل عام.  

• إعداد معلومات تعداد الموظفين لتجديد التأمين الطبي وغيرها من الوثائق ذات الصلة المطلوبة في العملية. 

• لتنسيق إضافات وحذف التأمين الطبي في الوقت المناسب.  

• المساعدة في الأرشفة وضمان الامتثال القانوني في جميع مجالات الموارد البشرية. 

• المساعدة في الحفاظ على الوثائق الإدارية للموارد البشرية. 

• للقدرة على الرد على استفسارات الموظفين خلال اليوم.  

• المساعدة في أي مشاريع موارد بشرية حيث تكون هناك حاجة للدعم. 

تجديد تراخيص التجارة والامتثال القانوني: 

• تتطلب هذه الوظيفة فهمًا قويًا لتجديد تراخيص التجارة للكيانات في المناطق الحرة والبر الرئيسى في دبي. 

• التعامل مع تجديد تراخيص التجارة للأعمال في المناطق الحرة والبر الرئيسى، مع ضمان تجديدها في الوقت المناسب والامتثال للوائح دولة الإمارات العربية المتحدة. 

• التنسيق مع السلطات الحكومية. تقديم المساعدة القانونية لرؤساء الوظائف/الأقسام. 

• ضمان التعرف على القضايا القانونية وفهمها وتقديم المشورة القانونية الاستراتيجية للفريق / الإدارة العليا.  

• مساعدة المنظمة في الامتثال للنظم والتوجيهات الحكومية.  

• الحفاظ على السجلات المحدثة لوثائق الشركة، والتأشيرات، والعقود الأخرى. 

• تقديم المساعدة القانونية لرؤساء الوظائف/الأقسام. 

• ضمان التعرف على القضايا القانونية وفهمها وتقديم المشورة القانونية الاستراتيجية للفريق / الإدارة العليا 

• مساعدة المنظمة في الامتثال للنظم والتوجيهات الحكومية.

دعم الموارد البشرية والإدارة: 

• دعم الإدارة في تنفيذ السياسات. 

• التعامل مع طلبات الإدارة للموظفين الشخصيين، بما في ذلك تنسيق الموظفين المنزليين، ودفع الفواتير، وغيرها من المهام الإدارية الشخصية.  

• إدارة النقدية الصغيرة، ونفقات المكتب، ومدفوعات الموردين. 

إدارة السفر والضيافة: 

• المساعدة في حجوزات السفر، وحجز الرحلات، والإقامة في الفنادق، والنقل للموظفين من الفئة C. 

• التنسيق مع وكالات السفر ومقدمي الخدمات لضمان تجارب سفر سلسة. 

• إدارة طلبات التأشيرات والوثائق المتعلقة بالسفر للمديرين التنفيذيين.

التواصل والتنسيق: 

• العمل كنقطة اتصال بين الإدارة والموظفين والمساهمين الخارجيين. 

• ضمان التنسيق السلس بين الأقسام المختلفة لتحقيق الكفاءة التشغيلية. 

• إدارة الوثائق التجارية السرية والاتصالات بحذر. 

• بالإضافة إلى ذلك، تتضمن الوظيفة التعامل مع حجوزات البريد، وبطاقات الوصول للمكتب، وطلبات إدارة الموظفين الشخصيين، وترتيبات السفر للإدارة العليا.