أخصائي إداري - جدة

Alnafitha IT

ملخص/هدف الوظيفة

يعمل أخصائي الإدارة والمرافق على دعم مدير الإدارة والمرافق في تنفيذ مهام إدارية وتشغيلية متنوعة. تشمل هذه الوظيفة الحفاظ على سجلات الموظفين بدقة، ومعالجة الوثائق المتعلقة بالموارد البشرية، والمساعدة في إدارة المزايا. سيتولى الأخصائي تنسيق اللوجستيات للأصول المكتبية، وإدارة اتصالات البائعين، والمساعدة في ضمان إجراء صيانة المرافق بكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية

وثائق الموارد البشرية

تنسيق والحفاظ على سجلات الموظفين، مع ضمان الدقة والسرية والامتثال للوائح

إعداد ومعالجة وثائق الموارد البشرية، بما في ذلك عقود العمل، الرسائل، والنماذج

إدارة بيانات الموظفين

تحديث وإدارة معلومات الموظفين في قواعد بيانات ونظم الموارد البشرية

معالجة التغييرات في حالة الموظف، والمزايا، والبيانات ذات الصلة الأخرى

سجلات الموظفين

الحفاظ على سجلات الموظفين منظمة ومحدثة، بما في ذلك العقود

المساعدة في أرشفة وتطهير السجلات وفقًا لسياسات الاحتفاظ

دعم علاقات الموظفين

المساعدة في الرد على استفسارات الموظفين، وتوفير المعلومات حول سياسات وإجراءات الموارد البشرية

المساهمة في معالجة مخاوف واستفسارات الموظفين بشكل مهني وسريع

عمليات و معاملات الموارد البشرية

المساعدة في تنسيق عمليات الموارد البشرية المختلفة، مثل التوظيف، إنهاء الخدمة، والتحويلات

دعم إدارة المزايا، طلبات الإجازة، وتسجيل الوقت

إدارة التأمين الاجتماعي

إعداد وثائق التأمين الاجتماعي لدخول وخروج الموظفين (النماذج S1 و S6) والحصول على توقيعات الموظفين

استخراج بيانات من الهيئة العامة للتأمين الاجتماعي لجميع الموظفين المؤمن عليهم وضمان تقديم النماذج المطلوبة في الوقت المحدد

تنسيق التأمين الصحي

إعداد وثائق التأمين الصحي لتسجيل الموظف أو إلغاء التسجيل

التواصل مع شركة التأمين لإدارة التأمين الصحي للموظفين

إدارة الأصول

إعداد وإدارة تسليم الأصول (أجهزة الكمبيوتر المحمولة، الملحقات، إلخ) للموظفين وضمان توقيع الوثائق

الإشراف على إعادة الأصول عند استقالة الموظف والحفاظ على المستندات الشخصية للموظفين الجدد.

تنسيق العمليات المصرفية

تسليم الوثائق الموقعة إلى البنك والمتابعة بشأن فتح الحسابات وإصدار بطاقات الموظفين.

التقارير وتحليل البيانات

إنشاء تقارير وتحليلات تتعلق بالموارد البشرية للمساعدة في تتبع بيانات الموظفين والاتجاهات

المساهمة في تحليل البيانات لمؤشرات الموارد البشرية والتقارير

المؤهلات

- التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المرافق، أو مجال ذي صلة.

- الخبرة: خبرة مثبتة في إدارة الموارد البشرية أو أدوار شؤون الموظفين

- الاهتمام القوي بالتفاصيل ومهارات التنظيم

- مهارات التواصل الفعالة وقدرات التعامل مع الآخرين

- خبرة في بيئة عمل متعددة الجنسيات أو متنوعة.

- familiarity with HRIS (أنظمة معلومات الموارد البشرية) وغيرها من برامج الموارد البشرية.

- فهم عميق لقوانين العمل واللوائح، خاصة في السياق المحلي

- معرفة بأفضل الممارسات في وثائق الموارد البشرية وإدارة السجلات.

- الوعي بمزايا وتعويضات الموظفين.

- اهتمام قوي بالتفاصيل مع التركيز على الدقة والامتثال.

- مهارات تنظيمية ممتازة وقدرات متعددة المهام لإدارة عمليات الموارد البشرية المختلفة.

- مهارات التواصل الفعالة، سواء شفهيًا أو كتابيًا، للتفاعل مع الموظفين على جميع المستويات.

- مهارات تواصل شخصية قوية مع القدرة على بناء العلاقات وتعزيز بيئة عمل إيجابية.

- مهارات قوية في حل المشكلات مع القدرة على حل النزاعات ومعالجة مخاوف الموظفين.

- التكيف والمرونة للاستجابة للاحتياجات التنظيمية المتغيرة.

- مستوى عالٍ من النزاهة والسرية المهنية.