منسق مسانده اداريه Transguard Group LLC

الغرض من الوظيفة:

تقديم دعم إداري شامل، مشتريات، وتنسيق عمليات إلى منشأة JIFF. يضمن هذا الدور سير العمليات اليومية بسلاسة، دورات مشتريات فعالة،
التواصل المنسق مع البائعين ومقدمي الخدمات، والامتثال الفعّال للمعايير المعمول بها، بما في ذلك الدعم أثناء التدقيق واجتماعات المراجعة.

المسؤوليات الرئيسية:

1. دعم المشتريات والشراء

• تسجيل الموردين الجدد كما تحددها JIFF والحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المحدثة.
• الحفاظ على قائمة نشطة وحديثة من المقاولين والموردين، بما في ذلك تفاصيل الاتصال.
• الحصول على رموز عناصر المواد/الخدمات من الشركة المشغلة للعمليات الجديدة.
• التنسيق مع الموردين لجمع الوثائق المطلوبة، بما في ذلك الاقتباسات الرسمية ونماذج الامتثال، وفقاً لتعليمات فريق JIFF.

• التنسيق مع قسم المشتريات في الشركة المشغلة للمتابعة بشأن إصدار أوامر الشراء.

• تتبع والمتابعة مع الموردين لضمان تسليم المواد والخدمات في الوقت المناسب.
• المساعدة في قبول البضائع بالتنسيق مع الأقسام المعنية في JIFF.
• تنسيق الفواتير ووثائق التسليم مع الموردين.

• المتابعة مع قسم المالية في الشركة المشغلة لضمان دفع مستحقات الموردين في الوقت المناسب.

2. إدارة المشتريات والمواد الاستهلاكية

• إجراء عمليات شراء محلية أو طارئة حسب الحاجة، بما في ذلك:
o المواد الغذائية لـ JIFF، ومناطق ITP المشتركة، والمكاتب المساعدة.
o معدات الحماية الشخصية لموظفي JIFF.

o مواد التنظيف والتعقيم. o مستلزمات المكتب.

o مستلزمات البستنة والدراجات ثلاثية العجلات.

• إدارة مخزون معدات الحماية الشخصية: الإبلاغ عن النقص، تأكيد احتياجات القسم، التنسيق مع الموردين، المتابعة بشأن إصدار أوامر الشراء، وضمان التسليم.

3. تنسيق الموردين والخدمات

• العمل كنقطة التنسيق الرئيسية لعقود الخدمات، بما في ذلك:
o خدمات التنظيف

o الأمن (لـ JIFF، ITP، والمكاتب المساعدة) o البستنة

• التنسيق مع مزودي خدمات المرافق والاتصالات:

o DEWA للكهرباء/الماء o اتصالات للاتصالات

o مطارات دبي لفواتير الإيجار، خدمات الراديو، والمرافق ذات الصلة
• التنسيق مع المالية لجميع مدفوعات الموردين، والمرافق، والنقدية الصغيرة، ومدفوعات الإيجار.
• دعم التنسيق مع شركات JIFF JV المشاركة لتجديد تصاريح قيادة المطار (ADPs) وتجديد تصاريح دخول الموظفين في الوقت المناسب.

• تنظيم والتنسيق مع مقدمي التدريب الخارجي لبرامج تدريب الموظفين.

تصنيف: ENOC عام

• تنسيق اجتماعات مراجعة الأداء ربع السنوية مع موردي AMC (عقد الصيانة السنوي) بالتعاون مع فرق JIFF الوظيفية.

4. إدارة المركبات والتصاريح

• تسهيل تسجيل RTA السنوي لمركبات JIFF.

• إدارة إصدار وتجديد تصاريح المطار لمركبات JIFF والمقاولين.

• تنسيق تغييرات علامة سالك حسب الحاجة.

• مراقبة ومشاركة تقارير VMS (نظام مراقبة المركبات) الأسبوعية مع مدير JIFF لمعالجة مشاكل سلوك القيادة لدى الموظفين.

5. الدعم الإداري والتشغيلي

• التعامل مع النقدية الصغيرة على مستوى الموقع، بما في ذلك المدفوعات والتسويات.

• تقديم الدعم الإداري لـ:

o OMC، OCTC، واجتماعات الموظفين أو السلامة الأخرى

o وظائف ولقاءات الموظفين

• مراقبة أنظمة إدارة الحضور، وإنشاء تقارير، وإجراء تحليل أساسي.

• التعامل مع إدارات الموارد البشرية/الإدارة للشركات المشاركة بشأن الإجازات، والوقت الإضافي، والإدارة المتعلقة بالموظفين.

• الحفاظ على سجلات منظمة لـ:

o الوثائق الإدارية

o حضور التدريب

o الوثائق المحاسبية والمالية

o مستندات خاصة بالمشروع

• إدارة مخزون مستلزمات المتجر، والمخزن، ولوازم المكتب.

6. توثيق ومراقبة الحوكمة

• العمل كمدير مستندات لوثائق حوكمة JIFF:

o السياسات والإجراءات

o سجلات QA/QC

o وثائق الامتثال HSSE

o تعليمات العمل والأدلة التشغيلية

7. تنسيق المشروع ودعم التدقيق

• التنسيق مع مطارات دبي والموردين لمعالجة تصاريح الدخول العرضية، وخطابات تخليص المركبات/المواد، ومتطلبات الوصول الأخرى للمشروع.

• دعم الإدارة في تتبع ومتابعة النقاط الإجرائية الناتجة عن اجتماعات OMC، OCTC، التشغيل، والموردين لضمان الإنجاز والتقارير في الوقت المناسب.

• المساعدة في إدارة عقود AMC، وضمان صلاحيتها، والجدولة، وتتبع أداء الخدمة، والتوثيق للتجديدات.

• دعم تدقيق JIFF بنشاط (مثل JIG، IATA، سلامة المطار، HSSE) من خلال التنسيق مع الأقسام الداخلية، وتتبع النتائج، والمساعدة في الوثائق والإغلاق.

• إعداد عروض تقديمية في PowerPoint وغيرها من الوسائل المرئية للاجتماعات حسب الحاجة.