موظف القبول

TES FE News

المسؤوليات الرئيسية

• المهام المتعلقة بـ KHDA إذا لزم الأمر تحميل وصيانة ملفات الطلاب، الاتصال/المتابعة مع أولياء الأمور للحصول على الوثائق المفقودة، طلبات النقل، التخفيضات، الاتصال بـ KHDA لأي استفسارات، التنسيق مع ممثل الامتثال (عند الحاجة/على أساس كل حالة على حدة) إلخ.
• إعداد تقرير قبول أسبوعي ومشاركته مع أعضاء الفريق المعنيين عند الحاجة.
• تدوين محاضر الاجتماعات ومشاركتها مع أعضاء الفريق المعنيين عند الحاجة.
• إعادة توجيه استفسارات EE إلى أعضاء الفريق المعنيين.
• الحفاظ على/تحديث عقود الشركات/الحضانات/شركات الانتقال (أي، التجديدات أو التعديلات)
• المساعدة في صباحيات مفتوحة، أحداث اللعب، صباحيات القهوة أي، التأكد من اتباع فترة الإشعار قبل الحدث لمدة أسبوعين على وسائل التواصل الاجتماعي، ورؤية علامتنا التجارية من خلال الحدث (الكتيبات/أخرى من المواد الترويجية)، تذكير لطيف لفريق اللوجستيات للإعداد/التنسيق في ذلك اليوم لضمان سير الحدث بسلاسة. التقاط جميع الأحداث على منصات وسائل التواصل الاجتماعي.
• إرسال الأحداث القادمة/تحيات الموسم/المخيمات وأي مواد ترويجية أخرى لجميع استفسارات HubSpot/iSAMS.
• تحية الزوار، الرد على الهواتف، الاستجابة للاستفسارات، وحل المشكلات بناءً على السياسات المعمول بها، مع إجراء الإحالات المناسبة عند الحاجة.
• أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك إدخال البيانات وصياغة وتحرير وتنقيح محاضر الاجتماعات والتقارير ودليل إجراءات مكتب القبول.
• تنظيم وتسهيل الاجتماعات والأحداث الخاصة، جدولة وتنسيق التواريخ والأوقات، المواقع، الحضور، الأجندات، وترتيبات المرافق.
• أداء وظائف محاسبة أساسية وروتينية تتعلق بالمواد التسويقية.
• إعداد تقارير خاصة، ملخصات، أو ردود على الاستفسارات من خلال تجميع البيانات والإحصائيات.
• المساعدة في تطوير أو صيانة مواقع الأقسام.
• تمثيل مكتب القبول عند الحاجة في الفعاليات الخارجية.
• تقديم خدمة ممتازة من خلال التعامل المهذب، المطلع، المتاح والمهنية.
• أداء مهام أخرى كما هو مطلوب.
• تقديم المعلومات المتعلقة بعملية القبول وسياسات المدرسة للطلاب وأولياء الأمور وأعضاء المجتمع الآخرين.
• مراجعة الطلبات للتأكد من تقديم جميع الوثائق المطلوبة.
• تصفية الطلبات للقبول لتحديد أي المرشحين يجب إجراء مقابلات معهم.
• شرح إجراءات التقديم والمواعيد النهائية للطلاب المحتملين وأولياء أمورهم.
• تنسيق فعاليات القبول مثل المقابلات أو الأيام المفتوحة.
• تقديم المعلومات حول خيارات المساعدات المالية والمواعيد النهائية للطلاب المحتملين وأولياء أمورهم.
• الحفاظ على مخزون من الكتيبات، المنشورات، والمواد الأخرى المتعلقة ببرامج المدرسة وسياساتها.
• تقديم تقارير عن تقدم الطلاب للمعلمين، المستشارين، وموظفي المدرسة الآخرين.
• متابعة المتعلمين من الموظفين وتحديث قائمة المنح الدراسية.
• التواصل مع الشركات وتوقيع عقود لدفع التسجيلات.
• التأكد من تطبيق جميع سياسات الخصم وتحديثها عند الضرورة.
• تتبع المغادرين وقائمة TC محدثة دائماً.
• قاعدة بيانات الطلاب محدثة بجميع المتطلبات.
• كتيب أولياء الأمور، عقود أولياء الأمور وحزمة الترحيب جميعها مرتبطة ومحدثة بشكل صحيح.

المؤهلات والمهارات

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، التعليم، أو مجال ذو صلة (مفضل).
• حد أدنى من 2-3 سنوات من الخبرة في قبول الطلاب أو الأدوار الإدارية.
• معرفة قوية بعمليات قبول الطلاب ومتطلبات تنظيمية في الإمارات العربية المتحدة (يفضل خبرة KHDA).
• إجادة استخدام MS Office وأنظمة إدارة المدارس (مثل، iSAMS، HubSpot).
• مهارات تواصل وتفاعل مع العملاء ممتازة.
• قدرات تنظيمية وإدارة الوقت قوية مع الانتباه للتفاصيل.
• القدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد، العمل تحت الضغط، والحفاظ على السرية.