مراقب الوثائق المالية

Department of Culture and Tourism Abu Dhabi (DCT Abu Dhabi)

الغرض من الوظيفة

لضمان الإدارة الفعالة، والرقابة، والأمان للوثائق القانونية والتنظيمية من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة، وتسهيل إمكانية الوصول إلى الوثائق، ودعم الامتثال للمعايير الداخلية والخارجية.

المسؤوليات الرئيسية

المسؤوليات الأساسية

• استلام، تتبع، ومراقبة الوثائق باستخدام أنظمة إدارة الوثائق القياسية؛ تسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وتوليد السجلات، والإرسال، والتقارير حسب الحاجة.
• إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام أدوات أتمتة المكتب أو التطبيقات الخاصة بالقسم.
• التعامل مع الاستلام، المسح الضوئي، التحقق، والتخزين الآمن للوثائق.
• تخزين وأرشفة الوثائق بشكل منهجي لضمان الاسترجاع الفعال وسهولة الوصول.
• استرجاع وتوزيع الوثائق عند الطلب على أصحاب المصلحة الداخليين ووحدات الأعمال.
• المشاركة في تصميم وصيانة قوالب الوثائق، وهياكل الملفات، وقواعد البيانات.
• مراجعة الوثائق من حيث الدقة، والكمال، والامتثال للمعايير التنظيمية.
• تحديد والإبلاغ عن الاختلافات أو المشكلات المتعلقة بتخزين الوثائق ومراقبتها.
• دعم التحديث المستمر وصيانة كل من مستودعات الوثائق الرقمية والمادية.
• ضمان سرية وأمان الوثائق الحساسة والمصنفة.

النشاط المشترك

• تنفيذ أي مهام ومسؤوليات أخرى تتعلق بالدور عند طلب المدير المباشر.
• اتباع جميع السياسات، والعمليات، وإجراءات التشغيل القياسية، والتعليمات ذات الصلة بالقسم بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة مضبوطة ومتسقة.
• إظهار الالتزام بقيم وأخلاقيات المنظمة في جميع الأوقات لدعم إنشاء ثقافة قائمة على القيم داخل المنظمة.
• المساهمة في تحديد الفرص لتحسين مستمر واستدامة الأنظمة، والعمليات، والممارسات مع مراعاة المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية، وتقليل التكاليف.
• تولي دور نشط في مبادرة الصحة والسلامة المهنية.
• الامتثال لسياسة الصحة والسلامة المهنية في DCT، واللوائح، والقوانين، وتقديم المساعدة إلى الصحة والسلامة المهنية للشركات في تنفيذ نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية.
• الإبلاغ عن أي حوادث، أو حالات قريبة من الحدوث، أو أمراض مهنية، أو ممارسات غير آمنة، أو ظروف على الفور إلى الشخص المعني والمشاركة في التحقيق في حوادث الصحة والسلامة المهنية، عند الحاجة.
• ارتداء معدات الحماية الشخصية اللازمة عند الاقتضاء.