مراقب الوثائق المالية

Emirates Electrical & Instrumentation Company

إنشاء والحفاظ على نظام فعال للتحكم في الوثائق للمشروع.

• استلام وتسجيل وتوزيع الوثائق الواردة للمشروع في الوقت المناسب.
• ضمان حفظ وتخزين واسترجاع الوثائق بدقة، سواء في الصيغ المادية أو الإلكترونية.
• تنفيذ وتطبيق إجراءات التحكم في الوثائق للحفاظ على الاتساق والامتثال.
• تقديم المساعدة الإدارية لفريق إدارة المشروع.
• تنسيق الاجتماعات، وإعداد الجداول، وتوثيق المحاضر.
• إدارة ترتيبات السفر، والإقامة، والجداول الزمنية لموظفي المشروع.
• المساعدة في إعداد وتنسيق التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق المتعلقة بالمشروع.
• تسهيل الاتصال الفعال بين أعضاء فريق المشروع والمساهمين الخارجيين.
• ضمان توزيع المعلومات والتحديثات المتعلقة بالمشروع في الوقت المناسب.
• أن تكون نقطة اتصال للاستفسارات والتعديلات المتعلقة بالوثائق.
• إجراء تدقيقات منتظمة للتحقق من دقة واكتمال الوثائق الخاصة بالمشروع.
• التعاون مع فرق المشروع لمعالجة وتصحيح أي مشكلات تتعلق بالتحكم في الوثائق.
• العمل عن كثب مع مختلف الإدارات لجمع وتجميع معلومات المشروع.
• التنسيق مع الموردين والمقاولين من الباطن والأطراف الخارجية الأخرى لجمع وإدارة وثائق المشروع.
• الحفاظ على التواصل المنتظم مع العملاء لفهم احتياجات المشروع المتعلقة بخطابات التفويض.
• معالجة استفسارات العملاء وتقديم تحديثات في الوقت المناسب حول حالة خطابات التفويض وعمليات التجديد.
• التعاون مع العميل لجمع المعلومات اللازمة لتقديم خطاب التفويض.
• إعداد وتقديم طلبات خطابات التفويض وفقًا لمواصفات المشروع.
• ضمان الامتثال للإجراءات والمتطلبات الخاصة بالعميل خلال عملية الحصول على خطاب التفويض.
• مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية خطابات التفويض بشكل استباقي وبدء عمليات التجديد في الوقت المناسب.
• التنسيق مع العملاء للحصول على أي وثائق أو معلومات إضافية مطلوبة للتجديد.
• متابعة طلبات تجديد خطابات التفويض وضمان الموافقة في الوقت المناسب.