مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

• يؤدي مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق لمشروع أو قسم.

• ينسق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون المتواجد مسؤولًا عن مشروع صغير الحجم.

• سيكون لديه معرفة بعمليات العمل للتحكم في الوثائق وأيضًا استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

• يعالج نوعًا أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن أن متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل: أي نظام ترقيم للوثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد وأي توقيعات ستكون مطلوبة لبعض الموافقات، إلخ) يتم تلبيتها بشكل مرضي طوال مدة المشروع.

• يستلم ويتتبع ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج تقارير باستخدام تطبيقات أخرى لأتمتة المكتب أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم.

• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• يحافظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، المشروع، القسم، والمورد. يسرع مراجعة، وتوقيع الموافقات، وإصدار الوثائق التي أنتجها المورد داخليًا.

• قد يؤدي بعض المهام الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وخدمة الرسائل، إلخ.

• يساعد موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• يؤدي واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• يساهم كعضو في الفريق الذي يلتزم بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.