مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن شخص موهوب بشكل مذهل مدير الوثائق للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور ستقوم بتنسيق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، التخصصات الهندسية، فريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى.

ما ستقوم به:

• تنفيذ حلول إدارة الوثائق / البيانات مع التركيز الأساسي على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات. إدارة تطبيقات إدارة البيانات / الوثائق.

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا.

• ضمان تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ عدد وتوقيعات معينة مطلوبة للموافقات، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• استلام، تتبع، ورصد الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، وتقارير أخرى حسب الحاجة.

• إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات أوتوماتيكية قياسية أو تطبيقات حاسوبية خاصة بالقسم.

• بدء والرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.

• البقاء على اطلاع بالتقنيات والأساليب والخدمات المتعلقة بمسؤوليات القسم. العمل مع أعضاء آخرين من الطاقم حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات.

• الاستجابة لتغير البيئة التكنولوجية والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرار المتعلقة باحتياجات العملاء.

• تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط وتحديد المعلومات الإلكترونية.

• الحفاظ على نظام توزيع البيانات المحدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، المشروع، القسم، والمورد.

• تسريع مراجعة، الموافقة على التوقيع، وإصدار الوثائق المقدمة من الموردين والداخلية.

• التحقق من متطلبات الاحتفاظ، ترتيب فهرسة الوثائق، التعبئة، والتخزين طويل الأجل أو التخلص من الوثائق المناسبة عند الإغلاق.

• إدارة التدمير المجدول للوثائق المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و / أو العميل؛ تقديم المساعدة في استرجاع الوثائق.

• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشاريع.

• تكون حلقة وصل بين مجموعة الدعم، المكتب الرئيسي وموظفي الميدان.

• التواصل مع المجموعات داخل وخارج المنظمة.

• تفويض وتوجيه أنشطة عمل فريق التحكم في الوثائق للمشروع.

• أداء واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة بكاليوس أو دبلوم في مجال ذي صلة

• حد أدنى 6 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة، بما في ذلك 3 سنوات أو أكثر من تجربة التحكم في الوثائق السابقة.

• يجب أن يكون لديك خلفية في البناء أو البنية التحتية

• ضمان إدارة المعلومات والوثائق السرية بكامل التقدير.

• يتصرف بشكل عاجل عند إدارة الاتصالات وإكمال المهام، مع التأكد من أن الجميع على دراية بالمعلومات المحدثة في الوقت المحدد.

• معالجة وإدارة وثائق المشروع، السياسات والإجراءات

• مهارات تنظيم قوية وإدارة الوقت

• مهارات التخطيط الاستراتيجي والجدولة

• مهارات التواصل الفعالة

• معرفة عملية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

• القدرة في تحرير الصور والفيديو، والعروض التقديمية والتسويق الرقمي.

ما هي المهارات المرغوبة التي ستجلبها:

• خبرة مثبتة وكفاءة مثبتة لأداء واجبات مسؤول المعلومات باستخدام الإرشادات العامة للمنتج (المنتجات) المطلوبة.

• خبرة مثبتة في جمع المعلومات لتوليف الاحتياجات الوظيفية.

• خبرة في EPFM، ACONEX وأي أنظمة إدارة وثائق إلكترونية أخرى.