مساعد تنفيذي First Abu Dhabi Bank FAB

غرض الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري من خلال التعامل بشكل فعال مع المراسلات، الوثائق والمهام الإدارية الأخرى. دعم رئيس الأعمال من خلال الحفاظ على الجدولة، ترتيبات السفر، توجيه استفسارات الاتصالات ودعم إعداد الوثائق الرئيسية.

المسؤوليات الرئيسية:

أن تكون نقطة الاتصال لمكتب رئيس الأعمال لجميع الطلبات الإدارية بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر إدارة المراسلات، التقويمات، والاجتماعات، الترتيبات اللوجستية للسفر، إلخ.

تقديم دعم سكرتاري وإداري فعال لرئيس الأعمال عند الحاجة والمساعدة في جميع الأنشطة اليومية بطريقة سرية لضمان العمليات الفعالة.

إدارة وإعداد التقويم بما في ذلك الجدولة والإلغاء المتعلق بالاجتماعات، الفعاليات، المؤتمرات والتواصل عبر الهاتف لضمان أن يكون رئيس الأعمال على علم بأي إلغاءات أو طلبات اجتماعات جديدة وأية معلومات ذات صلة كما هو موجه من المكتب.

تنسيق وإدارة اللوجستيات للفعاليات، المشاركات، والاجتماعات التي يشارك فيها رئيس الأعمال، بالتنسيق مع مساعد البروتوكول.

مساعدة رئيس الأعمال في إعداد جدول الأعمال، العروض التقديمية، نقاط النقاش، والوثائق الداعمة للاجتماعات والمؤتمرات.

أن تكون نقطة الاتصال لرئيس الأعمال لجميع الطلبات الإدارية، تتبع ومتابعة حالة تقديم التقارير الدورية، طلبات رئيس الأعمال، التوجيهات، وأي جهات خارجية.

إدارة ترتيبات سفر رئيس الأعمال، بما في ذلك الجداول الزمنية، الرحلات، الإقامة، النفقات، وأي احتياجات سفر أخرى.

تنسيق جداول السفر واللوجستيات لزوار رئيس الأعمال والتنسيق مع مساعد البروتوكول لضمان الالتزام بالإجراءات ذات الصلة والبروتوكول، عند الحاجة.

تطوير تقارير وملخصات حول زوار رئيس الأعمال.

تطوير وصيانة قاعدة بيانات ونظام حفظ/أرشفة لجميع الملفات والسجلات المتعلقة بعمل رئيس الأعمال، مع ضمان الالتزام بالإجراءات للحفاظ على سلامة وسرية البيانات والملفات.

الحفاظ على قائمة اتصالات رئيس الأعمال بما في ذلك سجل كامل بالعناوين، دليل الهاتف والاتصالات لجميع أصحاب المصلحة.

الحفاظ على علاقات عمل فعالة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لرئيس الأعمال لتسهيل التنسيق بينهم وبين مكتب رئيس الأعمال.

تولي أي مهام/مشاريع أخرى يكلف بها رئيس الأعمال.