مساعد تنفيذي (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

بصفتك مساعدًا تنفيذيًا، ستلعب دورًا حاسمًا في دعم التنفيذيين في منظمتنا من خلال إدارة المهام الإدارية، وتحسين الإنتاجية، وتمكينهم من التركيز على أهدافهم الاستراتيجية. ستتطلب وظيفتك مستويات عالية من التنظيم، ومهارات اتصال ممتازة، والقدرة على إدارة أولويات متعددة بسهولة. ستكون جزءًا أساسيًا في ضمان سير الأنشطة اليومية للتنفيذي بسلاسة وكفاءة، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، ومعالجة المراسلات. تتطلب هذه الوظيفة التقدير، والمهنية، والمرونة، حيث ستتعامل مع معلومات حساسة للغاية ومجموعة واسعة من أصحاب المصلحة بما في ذلك الإدارة العليا والشركاء الخارجيين.

المسؤوليات

• إدارة وتحسين الجداول اليومية لأعضاء التنفيذيين لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
• تنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات وتوزيع محاضر الاجتماعات بعد ذلك.
• التعامل مع جميع ترتيبات السفر العالمية مثل حجز الرحلات، والإقامة، والتأشيرات.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية للمراسلات الداخلية والخارجية مع التنفيذيين.
• الحفاظ على سجلات شاملة ودقيقة للوثائق والمراسلات الخاصة بالشركة.
• إعداد وتحرير العروض التقديمية والتقارير والمستندات للاجتماعات التنفيذية.
• تنظيم وتحديد أولويات المراسلات الواردة والرد نيابة عن التنفيذيين عند الضرورة.
• التواصل مع الأقسام الأخرى لضمان التوافق وسلاسة سير العمل داخل الشركة.
• المساعدة في التخطيط وتنظيم الأحداثcorporate والأنشطة الأخرى للشركة.
• دعم إدارة المشاريع ذات المخاطر العالية لضمان التنفيذ السلس.
• إجراء البحوث وإعداد تقارير الإحاطة لصنع القرار التنفيذي.
• إدارة تقارير النفقات وتسوية معاملات بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة للتنفيذيين.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من خمس سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي أو دعم إداري.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية مع الانتباه للتفاصيل.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية استثنائية مطلوبة.
• إظهار القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• إجادة مجموعة Microsoft Office والإلمام بأدوات إدارة المشاريع.
• القدرة المثبتة على التعامل مع إدارة التقويمات المعقدة وترتيبات السفر.
• مهارات ممتازة في حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل.
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة وإدارة الأولويات المتنافسة.
• يجب أن تكون قادرًا على التكيف مع الاحتياجات المتغيرة والقدرة على العمل بفعالية تحت الضغط.