مساعد تنفيذي Rosewood Hotels and Resorts

ملخص الوظيفة

مسؤول عن ضمان التواصل الفعال بين المدير العام مع موظفي الفندق، والضيوف، والموردين والمكتب التنفيذي، والمساعدة في تشغيل مكتب المدير العام وفقًا لسياسة الفندق.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية

• الحفاظ على معرفة كاملة والامتثال لجميع سياسات القسم وإجراءات الخدمة والمعايير.
• ضمان الحفاظ على المعايير بمستوى ممتاز يوميًا.
• كتابة وتحرير ومراسلة مراسلات المدير العام.
• أخذ ونسخ الإملاء والمسودات المكتوبة للمراسلات وغيرها من الوثائق من المدير العام بطريقة دقيقة وسرية.
• إعادة إنتاج الوثائق ~ آلة النسخ.
• تنسيق الحجوزات للشخصيات المهمة والضيوف المدعوين مرة أخرى.
• التفاعل مع الأشخاص Beyond إعطاء واستلام التعليمات، خاصة التفاعل مع المدير العام، وموظفي الفندق الآخرين، والضيوف في إكمال المهام وحل شكاوى الموظفين والضيوف.
• جدولة المواعيد للمدير العام.
• تحديث وصيانة تقويم مواعيد المدير العام اليومي.
• أخذ ونسخ محاضر الاجتماعات لفريق الإدارة التنفيذية.
• الحفاظ على جميع الملفات المتعلقة بالقسم، بدقة وسرية.
• التفاعل بطريقة مهذبة ومهنية مع الضيوف والعملاء والموردين والموظفين الذين يتصلون بمكتب المدير العام.
• تطبيق مبادئ التفكير العقلاني لحل المشكلات العملية والتعامل مع مجموعة متنوعة من المتغيرات الملموسة في المواقف التي يوجد فيها فقط مستوى محدود من التوحيد القياسي.
• تفسير والامتثال لمجموعة متنوعة من التعليمات المقدمة في شكل مكتوب أو شفهي أو تخطيطي أو جدولي.
• الحفاظ على السلامة والنظافة في منطقة العمل.
• مسؤول عن إدارة معلومات تاريخ الضيف بما في ذلك دمج / حذف ملفات الضيوف وإدارة تفضيلات الضيوف وعملية الأعطال.
• التعامل مع جميع الأمور المتعلقة بتاريخ الضيف وضمان الصيانة المنتظمة لقاعدة بيانات تاريخ الضيف وملفه الشخصي.
• لتكون الرابط بين الضيوف وجميع الأقسام في الفندق قبل الوصول، خلال إقامتهم وبعد مغادرتهم، مما يخلق علاقة الضيافة في جميع الأوقات.
• ضمان توفير أعلى مستوى من تجربة الخدمة خلال إقامتهم من قبل الفندق بالكامل، مع توقع احتياجاتهم والبحث عن كل فرصة لإبهار تجربة الضيوف مع مستوى لا يتزعزع من الاهتمام بالتفاصيل.
• أن يكون سفيرًا للعلامة التجارية في جميع الأوقات وضمان الحفاظ على نزاهة العلامة التجارية ووضوحها دائمًا.
• نماذج الثقافة المؤسسية والرؤية والرسالة والقيم الأساسية في جميع الأوقات.

أخرى

بينما تم تصميم هذه الوصف الوظيفي ليكون انعكاسًا دقيقًا للواجبات المعنية في هذا المنصب، تحتفظ الشركة بالحق في إضافة أو إزالة أو تغيير الواجبات عندما تقتضي الحاجة التجارية.

المتطلبات الرئيسية:

مهارات قيادية متطورة جيدًا.

تفكير استراتيجي، مع مهارات قوية في حل المشكلات والتنظيم.

مهارات تواصل وعرض جيدة (كتابية / شفهية).

مهارات فعالة في إدارة العلاقات (داخلية / خارجية)

مهارات قوية في التركيز على العملاء.

اهتمام بالتفاصيل، السرعة والدقة

مهارات تنظيمية قوية ومتابعة.

درجة / دبلوم من كلية الفندقة، أو درجة ذات صلة بالأعمال أو خبرة معادلة.

يفضل وجود خبرة في عمليات الفنادق