مساعد تنفيذي The Boston Consulting Group

ماذا ستفعل

كمدير تنفيذي نشط ومتحمس، ستقدم الدعم الإداري التنفيذي لفريق من المديرين العامين والشركاء، و/أو الشركاء، مع تحمل المسؤولية الكاملة عن الحفاظ على جدول زمني متطلب. تمثل BCG لجميع الجهات الداخلية والخارجية بطريقة تتماشى مع بيان قيمة BCG.

بينما يقضي المستشارون معظم وقتهم في موقع العميل، هنا في المكتب الرئيسي، ستحيط بك فريق العمليات الذي يتكون من مجموعة من الأشخاص الأذكياء والعمل الجماعي. يشارك المساعدون التنفيذيون بنشاط في حياة المكتب، وهم مرنون ومستعدون لمساعدة زملائهم في الفريق، ويتعاونون عبر الوظائف.

أنت تجيد

• إدارة وصيانة تقاويم Outlook المزدحمة مع تسليط الضوء على النزاعات المحتملة، إدارة لوجستيات السفر من البداية إلى النهاية (حجوزات وتعديلات على الرحلات، الفنادق، السيارات، إلخ)، المكالمات الجماعية، الاجتماعات، إلخ.
• استخدام أدوات الكفاءة مثل ShareCal و Loop لتحسين فعالية الجدولة
• تطوير علاقات عمل مع العملاء الخارجيين ومساعديهم لتسهيل تدفق المعلومات وعملية الجدولة
• احتضان واستخدام أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لتعزيز الإنتاجية والكفاءة الإدارية؛ البحث بنشاط عن فرص لتطوير المهارات ودمج التقنيات الناشئة في سير العمل اليومي
• الحفاظ على تطوير علاقات عمل مع مختلف موظفي الدعم في BCG للحفاظ على تدفق المعلومات وعملية الجدولة
• تنظيم وجدولة الاجتماعات والأحداث الداخلية والعميلة؛ إعداد ترتيبات اللوجستيات/المعدات
• تقديم تغطية إجازة لمساعدين تنفيذيين آخرين
• تنسيق الاجتماعات، ترتيب جسور المؤتمرات، حجز غرف المؤتمرات، تنظيم التموين
• حيثما كان ذلك مناسبًا، إعداد وتوزيع جداول أعمال الاجتماعات والمواد، حضور الاجتماعات، تدوين وتوزيع ملاحظات الاجتماعات، متابعة العناصر المقررة
• تقديم الدعم الإداري لفعاليات PA: إعداد دعوات البريد، إدارة الردود، ترتيب التموين، الأماكن والدعم على الأرض
• تنظيم وصيانة الأنظمة الإلكترونية لـ PA
• إدارة جهات الاتصال بالعملاء لإدارة علاقات العملاء/إدارة جهات الاتصال
• تنظيم وصيانة نظام حفظ الملفات الإلكتروني
• إعداد جداول زمنية وتقارير نفقات أسبوعية
• الحفاظ على أعلى مستوى من السرية الداخلية والخارجية

ماذا ستجلب

• توجه قوي نحو الخدمة:
  • نضج ومرونة للعمل بشكل مستقل وبالتعاون مع الآخرين
  • مستوى عالٍ من التحفيز الذاتي والمبادرة
  • استعداد لممارسة الحكم الجيد واتخاذ القرارات بناءً على المنطق والصواب الشائع
• مهارات تنظيمية ممتازة
  • القدرة على توقع الحلول البديلة والاستعداد مع خطط بديلة حسب الحاجة بطريقة هادئة وفعالة
  • اهتمام فائق بالتفاصيل والدقة
  • متابعة/امتلاك المهام حتى الانتهاء
  • استعداد للتحقق والتأكد من جميع جوانب جدول الشركاء/المسؤولين (بما في ذلك السفر، إعدادات الاجتماعات مع العملاء والمواد)
• القدرة على القيام بعدة مهام وإكمال مجموعة متنوعة من المشاريع في بيئة سريعة الوتيرة
• القدرة والاستعداد للعمل لساعات إضافية على المشاريع والمهام حسب الحاجة
• معرفة وخبرة في الشرق الأوسط والممارسات المحلية
• مهارات حاسوبية متقدمة: ويندوز، وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك
• مهارات تنظيمية: القدرة على التعامل مع الأولويات المتنافسة والعمل بشكل فعال في بيئة صعبة وسريعة الوتيرة
• موجهة للخدمة، مرنة، منتبهة للتفاصيل، لاعب فريق
• القدرة على احترام جميع معلومات BCG باعتبارها شخصية وسرية
• يفضل أن يكون لديك خبرة لا تقل عن 4-5 سنوات في بيئة سريعة الوتيرة تدعم كبار التنفيذيين.