مساعد تنفيذي

Client of Talentmate

بصفتك مساعد تنفيذي، ستكون ركيزة لا غنى عنها، تقدم دعمًا إداريًا قويًا للمديرين التنفيذيين رفيعي المستوى ضمن بيئة ديناميكية وسريعة الخطى. من المتوقع أن تدير وتسهّل مجموعة متنوعة من المهام، بما في ذلك تنسيق الجداول الزمنية، وإدارة الاتصالات باللغتين الإنجليزية والألمانية، والتعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، واهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل، والقدرة على أداء مهام متعددة أثناء إدارة الأولويات المتنافسة بكفاءة. ستكون أيضًا وجه المنظمة، وغالبًا ما ستكون نقطة الاتصال الأولى لأصحاب المصلحة، مما يتطلب سلوكًا احترافيًا ومهارات تواصل ممتازة. ستعمل عن كثب مع المديرين التنفيذيين لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة، مما يسمح لهم بالتركيز على المبادرات الاستراتيجية وعمليات اتخاذ القرار. هذه فرصة ممتازة لشخص يزدهر في بيئة مليئة بالتحديات ويبحث عن استغلال قدراته الثنائية اللغة في دور دعم محوري.

المسؤوليات:

• تنسيق وإدارة جداول المديرين التنفيذيين المعقدة، باللغتين الإنجليزية والألمانية.
• تسهيل التواصل السلس من خلال صياغة وترجمة المراسلات.
• تنظيم الاجتماعات وإعداد المواد اللازمة لمراجعة المديرين التنفيذيين.
• الإشراف على ترتيبات السفر بما في ذلك تخطيط الجداول الزمنية وإعداد تقارير النفقات.
• إدارة وتحديد أولويات عدة مهام ومشاريع في وقت واحد.
• العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
• ضمان سرية وأمان المعلومات الحساسة في جميع الأوقات.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير حسب الحاجة.
• التعامل مع الاستفسارات وحل أو تصعيد القضايا التي تتطلب انتباه المديرين التنفيذيين.
• مراقبة وصيانة مستلزمات المكتب، وطلبها حسب الضرورة لضمان الكفاءة.
• تتبع وضمان إنجاز العناصر الرئيسية ومتابعة الإجراءات المتخذة.
• تسهيل وإدارة المشاريع والمبادرات الخاصة حسب التكليف.

المتطلبات:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو دور مشابه.
• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرات على أداء مهام متعددة أساسية لهذه الوظيفة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office وبرامج أخرى ذات صلة.
• مهارات تواصل ممتازة وسلوك احترافي في الهاتف.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة فريق.