مساعد تنفيذي Marina Retail Corporation

ملخص الدور

تقدم المساعدة التنفيذية (EA) دعمًا إداريًا وتشغيليًا عالي المستوى لمجلس الإدارة (BODs)، مما يضمن الإدارة الفعالة للوقت، والتواصل، والتنسيق عبر الأمور التجارية والشخصية. يتجاوز هذا الدور الدعم التنفيذي التقليدي ويتضمن مسؤوليات عبر إدارة الموارد البشرية، وتنسيق أصحاب المصلحة، والفواتير والمدفوعات، واجتماعات BOD والسفر وغيرها من الوثائق الإلزامية. يتطلب الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وتقدير، والقدرة على التعامل مع أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.

مسؤوليات العمل

· تقديم دعم إداري وتنفيذي شامل لمجلس الإدارة، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية المعقدة، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.

· ترتيب اللوجستيات السفر من البداية إلى النهاية، الرحلات، الإقامة، التأشيرات، ومتطلبات الهجرة - مما يضمن التنفيذ السلس لجميع الخطط المتعلقة بالسفر.

· العمل كحلقة وصل رئيسية بين مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، مما يضمن التواصل الفعال والمهني.

· الحفاظ على سجل محدث لمحافظ أعضاء مجلس الإدارة الشخصية، عقود الإيجار، التجديدات، تنظيم والحفاظ على أنظمة الملفات، الرقمية والمادية للفواتير، العقود، وغيرها من الوثائق الحيوية.

· التنسيق مع مديري المعارض لإعداد وتوحيد تقارير الخصم اليومي وعائدات المبيعات اليومية لمراجعة مجلس الإدارة.

· دعم إعداد مواد الاجتماعات، الأجندات، ومحاضر الاجتماعات؛ تتبع الإجراءات اللاحقة وضمان الانتهاء في الوقت المناسب من التسليمات المخصصة.

· الحفاظ على دليل اتصال محدث لأعضاء مجلس الإدارة لجميع جهات الاتصال الرئيسية بما في ذلك الأطباء، المحامون، الوكلاء، المستأجرون، والموظفون الشخصيون.

· الإشراف على مكتب الاستقبال ومساعدي المكتب، مما يضمن دعم إداري فعال عبر المكتب الرئيسي.

· تقديم التنسيق الإداري والمساعدة في تنفيذ الفعاليات على مستوى الشركة، بما في ذلك حفلة الموظفين السنوية وبيع المستودعات.

· العمل كممثل موثوق لمكتب أعضاء مجلس الإدارة، مع ممارسة التقدير، والمبادرة، والحكم السليم في إدارة الأمور اليومية والاتصالات.

ماذا نحتاج؟

· خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي للمدير العام أو مجلس الإدارة.

· مهارات اتصال وتواصل بين الأشخاص ممتازة مع الثقة في التعامل مع الأشخاص على جميع المستويات

· يجب أن يكون لديه القدرة على القيام بعدة مهام والتعامل مع الاستفسارات بكفاءة.

• مهارات استثنائية في إدارة الوقت، والتنظيم، وإدارة المهام المتعددة.
• الاستعداد للتكيف مع بيئة سريعة التغير والعمليات والمسؤوليات الجديدة

· سري ومتمرس في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.

· مبتكر، يركز على الحلول، ودائمًا مستعد للقيام بالأشياء وتحقيق النتائج.