مساعد تنفيذي Marina Retail Corporation

ملخص الدور

المساعد التنفيذي (EA) يقدم دعمًا إداريًا وتشغيليًا عالي المستوى لمجلس الإدارة (BODs)، مع ضمان إدارة فعالة للوقت، والتواصل، والتنسيق عبر الأمور التجارية والشخصية. يتجاوز هذا الدور الدعم التنفيذي التقليدي ويشمل مسؤوليات عبر إدارة الموارد البشرية، وتنسيق أصحاب المصلحة، والفواتير والمدفوعات، واجتماعات BOD والسفر وغيرها من الوثائق الإلزامية. يتطلب الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وسرية، والقدرة على التعامل مع أولويات متعددة في بيئة سريعة الحركة.

مسؤوليات الوظيفة

· تقديم دعم إداري وتنفيذي شامل لمجلس الإدارة، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية المعقدة، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.

· ترتيب اللوجستيات المتعلقة بالسفر من البداية إلى النهاية، الرحلات، الإقامة، التأشيرات، ومتطلبات الهجرة - مع ضمان التنفيذ السلس لجميع الخطط المتعلقة بالسفر.

· العمل كحلقة الوصل الرئيسية بين BODs وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، مع ضمان التواصل الفعال والاحترافي.

· الحفاظ على سجل محدث لمحافظ BOD الشخصية، عقود الإيجار، التجديدات، تنظيم وصيانة أنظمة الملفات، الرقمية والمادية للفواتير، والعقود وغيرها من الوثائق الحيوية.

· التنسيق مع مديري صالات العرض لإعداد وتجميع تقارير الخصم اليومية وتقارير عائدات المبيعات اليومية لمراجعة BOD.

· دعم إعداد مواد الاجتماع، الجداول الزمنية، والمحاضر؛ تتبع إجراءات المتابعة وضمان الانتهاء في الوقت المناسب من المهام المعينة.

· الحفاظ على دليل اتصال BOD محدث لجميع جهات الاتصال الرئيسية بما في ذلك الأطباء، المحامين، الوكلاء، المستأجرين، والموظفين الشخصيين.

· الإشراف على مكتب الاستقبال ومساعدي المكتب، لضمان دعم إداري فعال عبر المكتب الرئيسي.

· توفير التنسيق الإداري والمساعدة في تنفيذ الفعاليات على مستوى الشركة، بما في ذلك حفلة الموظفين السنوية وبيع المستودعات.

· العمل كممثل موثوق لمكتب BOD، مع ممارسة السرية، والمبادرة، والحكم السليم في إدارة الأمور والتواصل اليومي.

ماذا نحتاج؟

· خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي للمدير العام أو مجلس الإدارة.

· مهارات تواصل شخصية ممتازة وثقة في التعامل مع الناس على جميع المستويات

· يجب أن يكون لديه القدرة على تعدد المهام والتعامل مع الاستفسارات بكفاءة.

• مهارات استثنائية في إدارة الوقت والتنظيم وتعدد المهام.
• الاستعداد للتكيف مع بيئة متغيرة بسرعة وعمليات ومسؤوليات جديدة

· سري وذو خبرة في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.

· مبتكر، موجه نحو الحلول، ودائمًا جاهز للخطوة للأمام وتحقيق الأمور.