مساعد تنفيذي

Talentmate

دور المساعد التنفيذي مهم في تسهيل العمليات السلسة داخل المنظمة. يقدم المساعدون التنفيذيون دعمًا إداريًا عالي المستوى من خلال إجراء الأبحاث، إعداد التقارير، التعامل مع طلبات المعلومات، وأداء وظائف كتابية مثل الرد على الهواتف، جدولة الاجتماعات، وإدارة ترتيبات السفر. يعملون كيد اليمنى للمديرين التنفيذيين، مما يساعدهم في إدارة وقتهم بفعالية وتحديد أولويات عبء العمل. سواء كان ذلك في تنسيق الجداول الزمنية المعقدة، إدارة الاتصالات التنفيذية، أو دعم مبادرات إدارة المشاريع، فإن المساعدين التنفيذيين جزء لا يتجزأ من ضمان تشغيل الفريق التنفيذي بسلاسة وكفاءة. إذا كنت منظمًا، وتهتم بالتفاصيل، وقادرًا على إدارة مسؤوليات متعددة بسهولة، فقد تكون هذه الوظيفة مناسبة تمامًا لك.

المسؤوليات

• تنظيم وتنسيق الجداول الزمنية الشاملة والتقاويم للمديرين التنفيذيين.
• إعداد وتحرير المراسلات، والاتصالات، والعروض التقديمية، والمستندات الأخرى.
• إجراء الأبحاث، وتجميع البيانات، وإعداد الأوراق للنظر فيها وعرضها.
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات التنفيذية، وضمان سير العمليات بسلاسة.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
• العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين بفعالية.
• إدارة ترتيبات السفر بما في ذلك حجز الرحلات، والفنادق، ووسائل النقل.
• الإشراف وإدارة المشاريع الخاصة كما هو موجه من الفريق التنفيذي.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والتقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
• المساعدة في تخطيط الميزانية، والمتابعة، وإعداد تقارير النفقات بكفاءة.
• إعداد وتوزيع محاضر الاجتماعات في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
• دعم عمليات التوظيف والانضمام للمديرين التنفيذيين الجدد حسب الحاجة.

المتطلبات

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو في دور إداري ذي صلة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office وراحة في استخدام التكنولوجيا والبرامج.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية، مع الانتباه للتفاصيل.
• قدرات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي، بما في ذلك مهارات نحوية قوية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل مناسب.
• قابلية عالية للتكيف مع قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل.