تنفيذي - إدارة الإيجارات Apparel FZCO

الهدف:

تكون هذه الوظيفة مسؤولة عن الحفاظ على سجلات الإيجار وتحديثها، وتتبع المواعيد النهائية الحرجة، وتنسيق الوثائق، ودعم الفرق الداخلية في تنفيذ العمليات المتعلقة بالإيجار. تضمن هذه الدور إدارة دقيقة للإيجار بما يتماشى مع الإجراءات المؤسسية والجداول الزمنية للعقارات.

المسؤولية الرئيسية:

إدارة وثائق الإيجار والسجلات

• الحفاظ على ملفات الإيجار ومدخلات قاعدة البيانات، وضمان دقة الشروط، وتواريخ انتهاء الصلاحية، وجداول الدفع.
• دعم عملية تنفيذ عقد الإيجار من خلال المساعدة في إعداد الوثائق، والمسح الضوئي، والأرشفة، والتحكم في النسخ.
• تتبع حالة التجديدات، والتعديلات، والإشعارات القانونية، والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين لاتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب.

مراقبة التواريخ الحرجة والامتثال

• مراقبة التواريخ الرئيسية للإيجار (التجديدات، والانتهاء، والتسليمات) والحفاظ على المتعقبات المناسبة.
• إخطار الفرق المسؤولة مسبقًا لضمان معالجة في الوقت المناسب وتجنب الانقطاعات التعاقدية.

التقارير وصيانة البيانات

• المساعدة في إعداد التقارير الأساسية المتعلقة بحالة الإيجار، وزيادات الإيجار، وبيانات الإشغال.
• تجميع البيانات للتدقيق الداخلي، والميزانية، ومراجعات الحافظة.

المالك والتنسيق الداخلي

• تكون نقطة الاتصال للاتصالات الروتينية مع المالك بشأن الوثائق، والفواتير، أو استفسارات الإيجار.
• التواصل مع الفرق القانونية، والمالية، والعقارية لدعم تنفيذ الإيجار وحل المشكلات.

إدخال النظام ودعم العمليات

• ضمان أن تفاصيل الإيجار تعكس بدقة في أنظمة إدارة الإيجار (مثل: MRI).
• الحفاظ على سلامة النظام من خلال تحديث التغييرات في شروط الإيجار أو الاتصالات كما هو موجه من قبل الموظفين الكبار.
• المساهمة في تبسيط العمليات من خلال تحديد الفجوات الطفيفة واقتراح تحسينات تشغيلية.

الخبرة المطلوبة:

• 2-4 سنوات من الخبرة في إدارة الإيجار، أو دعم العقارات التجارية، أو عمليات الملكية.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو العقارات، أو ما يعادلها.
• الاطلاع على وثائق الإيجار التجارية والعمليات العقارية الأساسية.
• التفوق في استخدام MS Excel والتعرض لبرامج إدارة الإيجار (MRI، Yardi، إلخ) مفضل.
• اهتمام قوي بالتفاصيل، وتنظيم الوثائق، ومهارات التواصل.