سكرتيرة تنفيذية

Client of Talentmate

تلعب السكرتيرة التنفيذية دورًا حاسمًا في سير العمل السلس للمنظمة من خلال تقديم دعم إداري رفيع المستوى للمديرين والإدارة العليا. تتطلب هذه الوظيفة درجة عالية من الاحترافية والسرية والدقة حيث تتعامل السكرتيرة التنفيذية غالبًا مع معلومات حساسة وسرية. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على تحديد أولويات مجموعة متنوعة من المهام بكفاءة. كما يجب أن يظهروا مهارات اتصال استثنائية، سواء الشفوية أو المكتوبة، للتفاعل بفعالية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. من المتوقع أن تؤدي السكرتيرة التنفيذية مجموعة واسعة من الواجبات الإدارية والكتابية لتسهيل العمليات الإدارية اليومية للمكاتب التنفيذية التي تدعمها.

المسؤوليات

• إدارة وصيانة جداول المديرين، بما في ذلك المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
• تكون النقطة الأولى للتواصل بين المديرين والعملاء الداخليين/الخارجيين.
• إعداد وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات وإعداد التقارير والمستندات لفريق الإدارة التنفيذية.
• تنسيق الاجتماعات والأنشطة الاستراتيجية مع الأقسام والفرق الأخرى.
• حضور الاجتماعات وإعداد محاضر شاملة للنقاشات لأغراض حفظ السجلات والمرجع.
• مراقبة وتحديد أولويات والرد على رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى نيابة عن المديرين.
• التعامل مع المعلومات السرية بدرجة عالية من النزاهة والاحترافية.
• تنظيم وإدارة الوثائق والملفات والسجلات، مع ضمان الدقة والأمان.
• المساعدة في إنشاء وتنسيق وصيانة قواعد البيانات ومكتبات Azure SharePoint.
• تخطيط وتنسيق الفعاليات الشركات وورش العمل وجلسات التدريب حسب الحاجة.
• دعم الموظفين الإداريين الآخرين وأداء المهام التكميلية حسب الحاجة.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة كسكرتير تنفيذي أو دور مشابه.
• مهارات استثنائية في الاتصال، مع إتقان مجموعة Microsoft Office وغيرها من البرامج ذات الصلة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل والحفاظ على السرية وإدارة مهام متعددة بكفاءة.
• خبرة مثبتة في إدارة الجداول الزمنية المعقدة وتحديد أولويات المهام بفعالية.
• مهارات تنظيمية استثنائية مع اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
• إجادة إدارة معدات المكتب وإدارة قواعد البيانات ونظم الملفات التقليدية.