الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

ملخص:
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي لتقديم الدعم الشامل للرئيس التنفيذي لدينا. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة مجموعة واسعة من المهام الإدارية، بدءًا من الجدولة والتنسيق إلى التعامل مع الأمور الشخصية.
تتطلب هذه الوظيفة مهارات تواصل ممتازة، ودرجة عالية من الاحتراف، والقدرة على العمل تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

• الحد الأدنى من 3 سنوات من الخبرة في دور دعم تنفيذي.
• إتقان ممتاز لكل من اللغة الإنجليزية والعربية؛ الطلاقة في الكتابة والتحدث.
• يجب أن يكون لديه رخصة قيادة سارية وسيارة وأن يكون مستعدًا لتلبية الاحتياجات عند الحاجة.
• القدرة المثبتة على العمل لساعات طويلة والبقاء في حالة استعداد للمهام العاجلة، مما يعكس التزامًا قويًا
• وأخلاقيات العمل.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office، مجموعة Google، وأدوات البرمجيات ذات الصلة الأخرى.
• مهارات تنظيمية وحل مشاكل وتحليل ممتازة، بما في ذلك القدرة على اجتياز
• امتحان التفكير وحل المشاكل.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى درجة من النزاهة والسرية.
الأدوار والمسؤوليات:
• تنسيق الاجتماعات:
• حضور جميع الاجتماعات جنبًا إلى جنب مع الرئيس التنفيذي، وتدوين ملاحظات شاملة، وإدارة المهام والمتابعات والأحداث في التقويم.
• ترتيب جميع الجدولة للاجتماعات بما في ذلك اختيار التواريخ والأوقات والأماكن المثلى بناءً على الأولوية ونوع الاجتماع.
• الدعم الإداري والقانوني:
• العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والعديد من الأقسام الداخلية وكذلك الكيانات الخارجية بما في ذلك حوكمة الشركة والأذرع القانونية.
• إدارة المهام الإدارية المتعلقة بالتعاملات القانونية بالتنسيق مع المحامين وغيرهم من المحترفين القانونيين.
• إدارة المكتب:
• الإشراف على تحسينات المكتب وجهود الصيانة لضمان بيئة عمل منتجة.
• البحث وإدارة العلاقات مع الموردين والبحث عن تقنيات وأدوات جديدة لتعزيز كفاءة المكتب.
• مهام المساعد الشخصي:
• التعامل مع الأمور الشخصية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، المهام المتعلقة بالحكومة والأسرة، واستلام الشحنات، وترتيب الوجبات والسفر.
• إدارة المشتريات الشخصية والحجوزات بفعالية مع الثقة ببطاقة ائتمان الشركة.
• علاقات أصحاب المصلحة:
• استبدال أعضاء المجلس المعينين في الاجتماعات عند الحاجة والحفاظ على العلاقات مع المستثمرين.
• إعداد الوثائق وإجراء مراجعة شاملة لجميع المواد قبل أن يتم التوقيع عليها من قبل الرئيس التنفيذي.
• إدارة المشاريع والمهام:
• ترتيب الزيارات المكتبية الحرجة والتأكد من متابعة جميع المشاريع والمهام، مع الضغط على إكمالها في الوقت المحدد للوفاء بالمواعيد النهائية.

سكرتيرة تنفيذية Lucidya