مساعد في ادارة المرافق

Pens.com

ما ستقوم به:

• ضمان تقديم خدمات إدارة المرافق بمعايير عالية. تحديد الفرص التي ستعمل على تحسين جميع جوانب عمليات إدارة المرافق بشكل مستمر
• أن تكون مسؤولاً عن جميع المقاولين الخارجيين في المبنى على أساس يومي، التنظيف، الصيانة، تقديم الطعام، صيانة النباتات ومكافحة الحشرات مع ضمان الحفاظ على جميع SLA و KPI.
• تنفيذ الفحوصات اليومية للمبنى وغرف الاجتماعات، وضمان التعامل مع أي مشاكل بسرعة وكفاءة.
• تحديث خطط الطوابق الخاصة بالموظفين شهريًا وتوزيعها على الموظفين حسب الحاجة.
• طلب وصيانة القرطاسية التي يستخدمها جميع موظفي المبنى. يتضمن ذلك تقديم طلب أسبوعي ويكون أيضًا النقطة الأولى للاستفسارات المتعلقة بالطابعات وطلب المستهلكات.
• مساعدة قسم المرافق في الانتقال المكتبي.
• طلب أثاث جديد عند الحاجة.
• تنظيم الاجتماعات: مكان التقاء وترتيبات الرفاهية.
• تنظيم والحفاظ على سجلات الفواتير والمصروفات والسجلات المالية.
• أن تكون نقطة الاتصال لقسم الشركة والمقاولين لضمان الحفاظ على خطوط الاتصال ومراقبتها بانتظام مثل البريد الإلكتروني، البريد، الهاتف ومكتب المساعدة.
• ضمان أن المقاولين الحاضرين في الموقع لديهم السلطة للعمل وقد قدموا الوثائق الصحيحة للصحة والسلامة لبدء العمل. تسجيل أنشطة المقاولين في الموقع.
• دعم ومساعدة مدير المرافق والفريق في متطلبات الإدارة.
• التواصل مع مقدمي الخدمات والمقاولين لضمان إجراء الأنشطة المنتظمة مثل إعادة التدوير، خدمات البريد السريع.
• إدارة المقاولين والعقود والموردين كما هو موجه لضمان تقديم الخدمات.
• المهام العامة للصحة والسلامة بما في ذلك تقييمات المخاطر، مراقبة المقاولين ومتطلبات الموقع القانونية وغير القانونية الأخرى.
• المساعدة في الحفاظ على الممتلكات في حالة مقبولة باستخدام خدمات التنظيف المعتمدة الخارجية، وخدمات الأرض والنفايات ومقاولي الأمن على التوالي لضمان أن الموقع يعمل بكامل طاقته في جميع الأوقات.
• التحضير للتدقيقات الصحية والبيئية.
• تنفيذ تدريبات إطفاء الحرائق في المبنى وضمان الحفاظ على نظام مشرف الحريق، تنظيم تدريب على السلامة من الحرائق مع الموظفين بما يتماشى مع التشريعات، تنظيم تدريب الإسعافات الأولية مع الموظفين بما يتماشى مع التشريعات.
• ضمان الالتزام بالإجراءات المتعلقة بجميع طلبات الشراء والفواتير ضمن المرافق.
• ضمان أن تكون اللافتات في الموقع مناسبة ومحدثة في جميع الأوقات.
• إظهار مستوى دائم عالي من الوعي الأمني، المعرفة بإجراءات الإخلاء في حالات الطوارئ بالإضافة إلى الصحة والسلامة العامة
• المساعدة في إعداد الفعاليات.
• الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني للقسم في الوقت المناسب وضمان إدارة صندوق الوارد بشكل صحيح