موظف استقبال ومساعد مكتب

Confidential Company

سيوفر الدور الدعم من خلال التعامل مع مهام الاستقبال ومساعدة الأنشطة اليومية للمكتب

المسؤوليات الرئيسية

§ التعامل مع الاستقبال والمساعدة في الأنشطة اليومية للمكتب

§ استقبال ومساعدة زوار الشركة، الموردين، إلخ

§ تقديم المرطبات للزوار، القهوة، طلب الطعام، إلخ حسب الحاجة

§ الرد على المكالمات/ إجراء المكالمات حسب الحاجة وتشغيل لوحة تحويل الهاتف.

§ تحويل، تسجيل، نقل المكالمات أو توجيه المكالمات إلى الطرف، أخذ الرسائل عند الضرورة، إبلاغ (عبر الهاتف) الموظفين بوصول الزوار.

§ تلقي، فرز وتحويل البريد الوارد.

§ إدارة الطرود والطرود. تلقي، توقيع وتوزيع الطرود

§ إعداد الطرود للتسليم والاستلام (FedEx، UPS، DHL، إلخ)

§ التعامل مع لوازم المكتب، عناصر المطبخ واستهلاكات المكتب

§ تحديث قوائم التحويل الشهرية وأعمال الاستقبال الكتابية الأخرى

§ واجبات كتابية مثل النسخ، الفاكس، الأرشفة والتجميع، إعداد الكتيبات والتجليد،

§ الحفاظ على المكتب وواجبات التنظيف حسب الحاجة.

§ المساعدة في جميع القضايا المتعلقة بالمكتب، مثل التكييف، آلات النسخ، إلخ.

§ مراقبة المعدات وإبلاغ العيوب/ الأعطال للإصلاحات والصيانة؛

§ طلب الإصلاحات؛ الحفاظ على قوائم جرد المعدات؛

§ إعداد تصاريح دخول للزوار الخارجيين / العمال للعمل في إدارة المباني.

§ عد قوائم المخزون وصيانة جميع المواد الترويجية.

§ مسح بطاقات العمل واستيرادها إلى البرنامج

§ توفير المواد الترويجية عند الحاجة.

§ الحفاظ على جرد لوازم المكتب

§ المساعدة في الفعاليات والنشاطات التسويقية والترويجية للشركة

§ أداء مهام إضافية حسب المتطلبات التشغيلية