مسؤول المكتب الأمامي التنفيذي

Client of Talentmate

كموظف استقبال، ستكون نقطة الاتصال الأولى لشركتنا، موفرًا وجهًا مرحبًا ومحترفًا لجميع الزوار والمتصلين. ستكون مهمتك الرئيسية هي ضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة في مكتب الاستقبال، مما يعزز تجربة الجميع الذين يدخلون. ستدير مجموعة من المهام الإدارية، مستفيدًا من مهاراتك الممتازة في التواصل وإدارة المهام المتعددة للحفاظ على بيئة منظمة وودية. ستكون قدرتك على التعامل مع الاستفسارات، وإدارة المواعيد، ومساعدة في وظائف إدارية متنوعة أمراً حيوياً لضمان سير عملياتنا اليومية بسلاسة.

المسؤوليات

• تحية وترحيب بالزوار بأسلوب دافئ وودود.
• الإجابة وتوجيه المكالمات الهاتفية إلى الأقسام الصحيحة بكفاءة.
• إدارة وجدولة المواعيد بدقة واهتمام.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال لضمان مظهر احترافي.
• المساعدة في المهام الإدارية والكتابية حسب الحاجة أو التوجيه.
• استلام وفرز البريد والتوصيلات اليومية بكفاءة.
• توفير معلومات عامة والإجابة على استفسارات العملاء والضيوف.
• التعامل مع أي شكاوى أو مشاكل بهدوء واحترافية.
• مراقبة وصول الزوار والحفاظ على الوعي الأمني في جميع الأوقات.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية لضمان التواصل السلس.
• إعداد وإدارة المراسلات، والتقارير، والمستندات حسب الحاجة.
• دعم التنفيذيين والإدارة في الشركة من خلال تقديم واجبات السكرتارية.

المتطلبات

• خبرة عمل مثبتة في وظيفة استقبال أو خدمة العملاء.
• مهارات الاتصال الشفوية والمكتوبة الممتازة ضرورية.
• مهارات تنظيم قوية مع درجة عالية من الانتباه للتفاصيل.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة وإدارة الوقت بفعالية.
• الإجادة في استخدام معدات المكتب مثل الطابعات وآلات الفاكس.
• مظهر احترافي ونهج استباقي في حل المشكلات.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ الشهادات الإضافية تعتبر ميزة.