موظف استقبال المكتب الأمامي

Client of Talentmate

يلعب موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال دورًا حاسمًا في خلق بيئة ترحيبية واحترافية للضيوف والعملاء أثناء إدارة مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بكفاءة. تعتبر هذه الوظيفة هي نقطة الاتصال الأولى لجميع الزوار والاستفسارات الهاتفية، وتمثل الشركة بأقصى درجات الاحترافية والأدب. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات اتصال ممتازة، وسلوك لطيف، والقدرة على تعدد المهام بفعالية في بيئة سريعة. سيكونون مسؤولين عن الترحيب بالضيوف ومساعدتهم، والرد على المكالمات الهاتفية، وضمان التشغيل السلس لمكتب الاستقبال. يتمتع موظف الاستقبال بمهارة في التعامل مع الاستفسارات، وحل المشكلات، والحفاظ على السجلات، ويعتبر مساهمًا رئيسيًا في الصورة الإيجابية والفعالة للمنظمة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، وموقف متحمس تجاه خدمة العملاء.

المسؤوليات

• ترحيب بالضيوف واستقبالهم attitude ودية واحترافية.
• الإجابة وتوجيه المكالمات الهاتفية إلى الموظفين أو القسم المناسبين.
• الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة لضمان بيئة ترحيبية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، والطرود، والتسليمات بكفاءة.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وحجز غرف المؤتمرات.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، وإدخال البيانات، وحفظ السجلات.
• تقديم معلومات دقيقة ردًا على الاستفسارات حول المنظمة.
• ضمان أمان المكتب من خلال التحكم في الوصول إلى المباني.
• مراقبة وإدارة مخزون مستلزمات المكتب وإجراء الطلبات عند الحاجة.
• إعداد وصيانة السجلات، والتقارير، والوثائق حسب الحاجة.
• التعامل مع تسجيل دخول الزوار وضمان الامتثال لبروتوكولات الزوار.
• تقديم الدعم للأقسام الأخرى في المهام الكتابية حسب الحاجة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية ميزة.
• خبرة مثبتة كموظف استقبال أو في دور خدمة العملاء ذات الصلة.
• مهارات اتصال وتفاعل ممتازة مع التركيز على خدمة العملاء.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام لإدارة المسؤوليات المختلفة.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office والمعدات المكتبية الأساسية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل مناسب.
• موقف إيجابي ومظهر احترافي لتمثيل الشركة بشكل جيد.