ممثل مكتب الاستقبال

Talentmate

يلعب ممثل الاستقبال دورًا محوريًا في أي منظمة، حيث يكون نقطة التفاعل الأولى بين العملاء والشركة. هذه الوظيفة مهمة في خلق بيئة ترحيبية، سواء في فندق أو مكتب أو أي مكان عام آخر. يجب أن يمتلك الشخص في هذا الدور مهارات تواصل ممتازة، وسلوك ودي ومحترف، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة. تتولى ممثل الاستقبال مسؤولية إدارة عمليات الاستقبال مثل التحيات، والمكالمات الهاتفية، واستفسارات العملاء، وأحيانًا المهام الإدارية. كونه وجه المنظمة، يضمن الممثل أن تبدأ جميع تجارب الزوار بشكل إيجابي، مما يعكس أخلاقيات الشركة وصورة علامتها التجارية. بالإضافة إلى ذلك، قد تتضمن الوظيفة جدولة المواعيد، والحفاظ على السجلات، والتنسيق مع مختلف الأقسام لضمان سير العمليات بسلاسة وتقديم خدمة عملاء ممتازة.
المسؤوليات

• ترحيب حار بالضيوف والعملاء عند وصولهم إلى المنشأة.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، ومعالجة الاستفسارات، ونقل المكالمات حسب الحاجة.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لتسهيل التواصل السلس.
• الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال في جميع الأوقات.
• إدارة وحل أي شكاوى أو قضايا بكفاءة واحترافية.
• استلام وفرز البريد اليومي، والتسليمات، والطرود في الوقت المناسب.
• الحفاظ على سجلات زوار والتأكد من اتباع بروتوكولات الأمان.
• جدولة المواعيد وإدارة التقويمات للمديرين والموظفين.
• تقديم معلومات عامة عن المنظمة وخدماتها للزوار.
• المساعدة في الواجبات الإدارية مثل الأرشفة، وإدخال البيانات، وإدارة الوثائق.
• التعامل مع المعاملات النقدية ومعالجة المدفوعات بدقة عند الحاجة.
• ضمان تزويد منطقة الاستقبال بما يكفي من الكتيبات المعلوماتية.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل؛ يفضل الحصول على شهادات إضافية.
• خبرة مثبتة في دور مشابه أو وظيفة خدمة العملاء مفيدة.
• إجادة مجموعة Microsoft Office والاستخدام الأساسي لمعدات المكتب.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة إلزامية لهذا الدور.
• قدرات تنظيمية قوية ومهارات متعددة المهام ضرورية لتحقيق النجاح.
• موقف موجه لخدمة العملاء مع سلوك ترحيبي وإيجابي.
• القدرة على إدارة المواقف الضاغطة وحل النزاعات بشكل فعال.